Comment faire une facture correcte ?

Ça ne doit pas être si dur de faire une facture correcte, tu te dis ? Et pourtant, tu cherches clairement des réponses. Mais tu as raison, tu dois respecter certaines conditions et les mentions obligatoires pour faire une facture conforme à la loi. Nous te donnons ici toutes les informations nécessaires pour savoir comment faire une facture afin que tes factures soient toujours correctes !

Navigation rapide :

Définition : Qu’est-ce qu’une facture correcte ?
Obligation de facturation : Qui doit faire une facture ?
Comment faire une facture ?
Quels sont les types de factures ?
Facturation pour microentrepreneurs ou auto-entrepreneurs
Quels sont les délais de facturation ?
Faire des factures avec Word ou un logiciel de facturation – qu’est-ce qui te convient le mieux ?
Envoyer la e-facture par e-mail ? Fais attention !

Définition : Qu’est-ce qu’une facture correcte ?

Si tu es entrepreneur, la facturation est obligatoire pour toi. La facture est la description exacte de la transaction entre le vendeur de marchandises ou de services et son client. Toutefois, la préparation d’une facture ne doit pas être prise à la légère. Une facture correcte qui doit comporter des mentions obligatoires afin de respecter les règles imposées par la loi.

Obligation de facturation : Qui doit faire une facture ?

Toute personne qui travaille de façon indépendante (prestataire de services ou vendeur de biens) et qui fait affaire avec un autre entrepreneur ou un client professionnel doit obligatoirement émettre une facture. Un client professionnel est une personne qui conclut des contrats dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou indépendante. La facture sera établie par toi, ton client (avoir) ou un tiers (sous-traitance) en ton nom et pour ton compte, à condition qu’une commande ait été acceptée et signée par le vendeur. Si tu es travailleur indépendant, même si tu bénéficies d’exemptions comptables importantes, tu est également soumis à ces obligations.

L’obligation de facturation s’applique à l’égard des consommateurs ou des clients non professionnels dans les situations suivantes :

  • Vente à distance (VAD) de produits physiques – vente en ligne notamment via un site e-commerce.
  • Un service si le montant total de la transaction est supérieur ou égal à 25 € TTC.
  • Réalisation de travaux à caractère immobilier.
  • La vente de produits d’occasion, d’objets d’art, de collection ou d’antiquités aux enchères publiques.
  • Toute vente de biens ou de services à la demande d’un client individuel.

Attention : Le non-respect de l’obligation d’émettre des factures sera sanctionné d’une amende.

Comment faire une facture ?

Tout dépend du bon contenu !

Probablement as-tu déjà reçu de nombreuses factures toi-même, dont le texte ne sert que de demande de paiement. Bien sûr, c’est de cela qu’il s’agit, mais il est toujours possible de faire bonne impression sur tes clients avec un texte convivial. Cela a un effet positif sur l’image de ton entreprise. Donc, au lieu de l’expression standard…

“Pour le travail effectué par nous, nous nous réservons le droit de facturer les services suivants…”

… un texte quelque peu amical et attrayant comme celui-ci est recommandé :

“Merci beaucoup d’avoir choisi notre offre. La commande a été exécutée avec succès et nous vous facturerons notre(nos) service(s)…”

Les mentions obligatoires pour faire une facture

Une facture correcte doit comporter les mentions suivantes:

  • La raison sociale ou le nom, le siège social et l’adresse du vendeur ou du prestataire de services
  • Le numéro de TVA intracommunautaire du fournisseur (à l’exception de certaines factures dont le montant hors taxes est inférieur à 150 euros)
  • Le nom et l’adresse (raison sociale et siège social) du client
  • La date d’émission
  • La date de la vente ou de la prestation de services (si différente de la date d’émission) ou la date de la réalisation du contrat (la livraison des biens ou la durée du service)
  • Le numéro de facture : Un numéro unique est attribué à chaque facture selon une séquence chronologique de numérotation continue
  • Les mentions légales du vendeur ou du prestataire de services
  • Une description de la quantité et une description précise des produits ou services vendus, le prix unitaire HT et TTC et les rabais, escomptes ou remises éventuels
  • Les frais supplémentaires – en particulier les frais de livraison – le cas échéant
  • Taux de TVA applicable ou, le cas échéant, mention de l’octroi d’une exonération
  • Mention autoliquidation pour les transactions entrant dans le cadre de ce régime
  • Mention autofacturation si la facture est émise par le client
  • Les mentions légales du vendeur ou du prestataire de services
  • La date du délai de paiement
  • Les conditions de paiement ou d’escompte en cas de paiement anticipé
  • Taux de pénalités de retard
  • Montant de la compensation forfaitaire des coûts d’exploitation

Une facture sans numéro de facture est-elle valable ?

Chaque facture doit avoir un numéro unique et séquentiel basé sur une séquence chronologique continue et ininterrompue. Des séries séparées sont possibles, par exemple avec un préfixe par an (2014-XX) ou par an et par mois (2014-01-XX) ou tu peux utiliser une ou plusieurs lignes de chiffres ou de lettres. L’objectif du numéro de facture est de structurer la comptabilité et de s’assurer que chaque facture est unique. Si tu oublies d’inscrire le numéro sur une de tes factures, ton client peut se plaindre et tu attends ton argent. Bien sûr, c’est beaucoup plus facile avec un logiciel de facturation qui saisit automatiquement le numéro de facture consécutivement pour toi.

Quelles sont les mentions obligatoires pour les factures à l’étranger ?

Tu as des clients non seulement en France, mais dans le monde entier ? C’est formidable, mais cela apporte aussi quelques particularités en matière de facturation.

Facturation avec un partenaire de l’UE :

L’échange de marchandises entre entreprises au sein de l’Union européenne exige le respect de règles fiscales précises. Si un entrepreneur assujetti à la TVA française achète et vend en France, les factures sont présentées avec TVA : L’acheteur paie la TVA et reçoit ensuite un remboursement, le vendeur reçoit la TVA, qu’il paie à l’administration fiscale. Par conséquent, tu dois indiquer sur tes factures que tu envoyes à une société dans un autre pays de l’UE la mention “autoliquidation”.

Facturation à un client hors de l’UE :

Tu ne peux pas facturer la TVA à un client hors de l’Union Européenne. Tes clients étrangers sont exonérés de cette taxe à la fois pour la livraison de biens et la prestation de services. Dans les deux cas, la facture est émise hors taxes.

Quels sont les types de factures ?

En plus de la facture normale, il y a d’autres types de facturation :

La facture intermédiaire

Il s’agit d’une facture de provisions ou acomptes qui est envoyée au client plusieurs fois par an pour distribuer le paiement d’une consommation annuelle ou d’un montant important.

La facture de régularisation

Elle est généralement déterminée après lecture d’un index de compteur ou pour améliorer la consommation qui dépasse la charge réglementaire.

La facture d’acompte

C’est le document comptable que tu dois soumettre lorsque tu reçoit des acomptes et des paiements partiels de tes clients.

La facture de clôture

Elle met fin à une période de consommation et conclut un contrat entre un prestataire de services ou un fournisseur et un client.

La facture “pro-forma”

C’est le document qui est créé directement après un achat et à la demande du client. C’est comme un devis provisoire avec aucune valeur comptable ou légale.

La facture rectificative ou la facture d’annulation

L’erreur est humaine et il est possible que tu ais fait une erreur sur ta facture. En effet, la loi interdit la suppression pure et simple d’une facture. L’obligation de vérifier la numérotation des factures permet également à l’Etat de vérifier qu’il n’y a pas de “trous” dans ta numérotation. Néansmoins, pour annuler ou corriger une facture, tu as les possibilités suivantes :

  • soit une nouvelle facture émise à la place de la précédente : la facture de remplacement doit expressément contenir la mention “annuler et remplacer” et faire clairement référence à la facture annulée (c’est-à-dire la première facture identifiée par son numéro et sa date de délivrance).
  • soit un avoir sur la facture client (en particulier lorsqu’une remise est accordée ultérieurement). Il s’agit d’une facture “négative” pour le montant de l’escompte.

Facturation pour microentrepreneurs ou auto-entrepreneurs

Comme tout entrepreneur, un microentrepreneur ou un auto-entrepreneur est légalement tenu d’émettre une facture à son client pour chaque service vendu ou fourni. Elle doit donc appliquer les mêmes règles de facturation que pour toutes les autres professionnels.

Attention : Si tu es entrepreneur soumis à la franchise de base, tu dois facturer des prestations ou tes ventes en hors taxe. Par conséquent, tu dois indiquer la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Dans le cas contraire, tu dois indiquer le taux de TVA applicable et le montant de la TVA facturée.

Quels sont les délais de facturation ?

Tu dois envoyer la facture au client immédiatement après la fin du contrat, dès que tu as livré les produits ou services. Néanmoins, un délai de 15 jours après facturation peut être accordé. Tu dois créer une facture périodique qui récapitule plusieurs transactions au plus tard à la fin du même mois. La période de facturation ne doit pas dépasser un mois.

Le vendeur et l’acheteur doivent chacun conserver une copie de la facture pendant une période d’au moins 3 ans à compter de la date de la vente ou de la fourniture des services. D’un point de vue fiscal, cependant, la période est de 6 ans. En pratique, il est même conseillé de les conserver au moins 10 ans.

Faire des factures avec Word ou avec un logiciel de facturation – qu’est-ce qui te convient le mieux ?

Il y a plusieurs façons de faire une facture. Dans ce qui suit, nous présentons deux possibilités avec des avantages et des inconvénients.

  • Avec Word ou Excel
    Avantage : Personnalisable individuellement, surtout si tu utilises un modèle de facture pour Word ou Excel au lieu de créer ton propre modèle.
    Inconvénient : Si tu es assujettis à la TVA l’utilisation du traitement de texte Word ou du tableur Excel est interdite selon la loi anti-fraude TVA.
  • Avec un logiciel de facturation
    Avantage : Rapide, simple, sûr et très important : conforme à la loi anti-fraude TVA !
    Inconvénient : Payant

Envoyer la e-facture par e-mail ? Fais attention !

Le bureau sans papier est en plein développement et peut te permettre d’économiser beaucoup d’argent. Si, par exemple, tu envoies tes factures non plus par courrier mais en ligne par e-mail, tu n’as plus besoin de papier à lettres ou de timbres. Tu peux simplement le joindre à ton courrier sous forme de fichier PDF.

Afin de créer une facture sous forme électronique, tu dois t’assurer de l’authenticité de son origine, de sa lisibilité et de l’intégrité de son contenu. Tu dois utiliser l’une des méthodes suivantes :

  • utilisation de la signature électronique
  • utilisation de l’échange de données informatisées (EDI) pour télétransmettre les factures
  • soit l’utilisation d’une solution technique autre qu’une signature électronique ou papier, telle qu’un programme de facturation, à condition que la Société effectue des contrôles documentés et permanents.

Les mentions obligatoires sur les factures électroniques sont les mêmes que pour les factures papier.

Did you know?

With sevDesk you can do accounting easier and save up to 585€/month

Related articles