Réussir ton entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel d’évaluation est en quelque sorte un défi. Non seulement pour le salarié, mais aussi pour l’employeur. Cette entrevue crée souvent une opportunité pour des sujets qui sont autrement à peine abordés – feedback, reconnaissance, critique ou objectifs clairs. Le salarié a l’occasion de faire part de ce dont il est satisfait ou non et de ce qu’il attend pour l’avenir. Beaucoup d’éléments dépendent donc des entretiens d’évaluation. Ils peuvent redonner confiance et augmenter la motivation.

En revanche, on obtient l’inverse si on ne se prépare pas à l’entretien. Pour éviter cela, nous allons t’aider à te préparer (que tu sois employeur ou salarié) pour le prochain entretien d’évaluation et te donner d’autres conseils.

Voici un aperçu de l’article :

  1. Pourquoi des entretiens d’évaluation ?
  2. Avant l’entretien : Comment puis-je m’y préparer ?
  3. L’auto-évaluation
  4. Pendant l’entretien : le déroulement de la conversation
  5. Après l’entretien: Et maintenant ?
  6. Donner et recevoir correctement un feedback
  7. L’entretien d’évaluation en tant qu’instrument de gestion
  8. Conclusion

1. Pourquoi des entretiens d’évaluation ?

Aujourd’hui, des discussions régulières entre l’employeur et le salarié sont indispensables pendant la journée de travail. Elles offrent l’occasion de connaître les compétences des employés, de les guider et de tirer le meilleur de chacun.
Avant l’entretien, la peur de l’inconnu rend souvent les employés nerveux . C’est pourquoi il est utile de connaître les raisons pour lesquelles les gens sont convoqués. Une distinction approximative est faite entre cinq types d’entretien:

1 L’entretien professionnel

Occasion : envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer.
Objectif : Motivation et confirmation de l’employé par un retour positif.

2 L’entretien de recadrage

Occasion : Un employé ne s’est pas comporté correctement dans diverses situations.
Objectif : Réveiller la compréhension des comportements répréhensibles et ainsi encourager une meilleure performance.

3 L’entretien d’évaluation

Occasion : Le rendement d’un employé est évalué.
Objectif : Clarifier les objectifs et le rendement au travail et motiver pour les tâches ultérieures.

4. L’entretien d’intégration

Occasion : Un nouveau collaborateur doit être formé.
Objectif : Créer de la clarté et de la motivation pour de nouveaux domaines de responsabilité.

5. La réunion de délégation

Occasion : Un employé devrait se charger d’une tâche très spécifique.
But : Instruction et motivation pour la tâche déléguée.

Même dans un entretien de recadrage, l’objectif est toujours d’améliorer la performance et le climat de l’entreprise. Un entretien d’évaluation est donc bénéfique non seulement pour l’employeur, mais aussi pour l’employé.

Avantages pour le salarié

  • Possibilité d’aborder et de clarifier les problèmes
  • Possibilité de donner un retour d’information
  • Possibilité de reconnaissance
  • Possibilités d’amélioration grâce à un feedback honnête
  • La sécurité par la clarté

Avantages pour l’employeur

  • Accord sur les objectifs de performance
  • Connaître les forces de l’employé et les utiliser efficacement
  • Clarification des malentendus
  • Expérimenter les attentes de l’employé

En bref : les entretiens d’évaluation sont une grande opportunité pour les employés et les employeurs et devraient être effectués régulièrement !

2. Avant l’entretien : Comment puis-je m’y préparer ?

Que ce soit pour un supérieur hiérarchique ou pour un salarié, une bonne préparation est nécessaire afin de pouvoir mener correctement un entretien d’évaluation. Il est important de s’assurer que les attentes sont claires même avant le rendez-vous. Les deux parties doivent savoir à l’avance quels sont les poins à aborder à la date convenue. Cela donne à chacun la possibilité de se préparer de manière optimale. C’est la seule façon de se débarrasser des incertitudes et de se concentrer sur les points importants au cours de la conversation.

Du point de vue de l’employeur

L’objectif principal de l’entretien est de motiver l’employé. Quel que soit le but de l’entretien, le salarié devrait pouvoir quitter la pièce la tête haute. Pour y parvenir, il faut faire des déclarations claires et se réunir sur un pied d’égalité.
Avant de commencer à planifier l’entretien d’évaluation, toutes les informations importantes doivent être rassemblées. Il s’agit du dossier personnel, du contrat de travail, des évaluations et des rapports des entretiens précédents.
Pendant la préparation, il faut tenir compte des points suivants:

Planification du lieu, de la durée et de l’heure :

  • Prendre rendez-vous au moins deux semaines avant la rencontre prévue avec son employé.
  • Trouver un endroit approprié pour la conversation.
  • Prévoir suffisamment de temps (environ 60 minutes) pour l’entrevue.
  • S’assurer que l’entretien peut être effectué sans perturbation.

Planifier le contenu de la conversation :

Informer son employé avant l’entretien des points qui seront abordés lors du rendez-vous. Cela crée de la confiance et permet au salarié de se préparer de la même manière à l’entretien.

Ces questions aident à préparer le contenu de l’entrevue :

  • Dans quel but l’entretien a-t-il lieu ? Quels sont les objectifs ?
  • De quelle manière l’employé s’est-il acquitté de ses fonctions depuis la dernière réunion ?
  • Quelles sont les forces et les faiblesses du salarié ?
  • Qu’attend-on du salarié à l’avenir ?
  • Comment le salarié peut-il contribuer à atteindre les objectifs fixés ?

Planification du processus d’entrevue :

Il faut tenir compte de l’ordre dans lequel tel ou tel sujet sera abordé. Tu trouveras plus d’informations sur le déroulement de la conversation au point 3.

Du point de vue du salarié

Il n’est pas très important que l’employé réfléchisse au déroulement de l’entretien pendant la préparation. C’est le travail de l’employeur. Il faut plutôt savoir clairement ce qui s’est passé depuis le dernier entretien d’évaluation et ce que l’on veut transmettre au supérieur. Parce que l’entretien offre l’occasion de parler de son propre point de vue, de ses objectifs et de ses perspectives.

Tu devrais essayer de trouver des réponses à ces questions avant l’entretien:

  • Pourquoi l’entretien a-t-il lieu ? De quel genre d’entretien s’agit-il ?
  • Des accords ont-ils été conclus lors de la dernière réunion ? Dans l’affirmative, ont-ils été respectés ?
  • Y a-t-il des points que tu aimerais soulever ? Tu aimerais acquérir de l’expérience à l’étranger et participer à certains projets ? Pourquoi devrais-tu être soutenu pour cette initiative?
  • Est-ce que tu souhaites suivre une formation ? Quelles sont les possibilités de formation continue que tu as enisagées ?
  • Es-tu satisfait de ton travail ? Es-tu peut-être sur- ou sous-estimé ?
  • Quelles sont tes forces et tes faiblesses ?
  • Qu’as-tu en tête pour ton avenir au sein de l’entreprise ? Souhaites-tu gravir des échelons ?

3. Entretien d’évaluation : Comment puis-je m’évaluer moi-même ?

L’auto-évaluation de l’employé est une partie importante de l’évaluation de la performance à laquelle on peut et doit se préparer. Rappelle-toi du dernier entretien : le rendement s’est-il amélioré depuis ? Les objectifs convenus ont-ils été vraiment atteints ?
Ceux qui peuvent répondre positivement à ces questions disposent d’une bonne base pour leur auto-évaluation. Elles servent également à fournir des informations sur les tâches qui ont été maîtrisées et de quelle manière, et quels domaines peuvent encore être améliorés. Le soutien que l’on aimerait obtenir de son suérieur peut aussi découler de ce développement. L’auto-évaluation mérite toujours beaucoup d’attention : elle assure que l’effort et le dévouement sont remarqués par les supérieurs.

4. Pendant l’entretien: le déroulement de la conversation

Bien sûr, chaque entretien est différent. En principe, cependant, le processus peut être divisé en plusieurs phases. Celles-ci devraient aider à garder le fil rouge et ainsi assurer une discussion ouverte.

Phase 1: Début de l’entretien

  • Salutations
  • Lancement de l’entretien par un bref échange de banalités
  • L’employé est informé du déroulé de l’entretien

Phase 2: Feedback

  • Quelles tâches et quels objectifs étaient attribués au salarié?
  • Comment ont-ils été effectués/atteints ?
  • Qu’est-ce qui a bien fonctionné?
  • Qu’est-ce qui aurait pu être mieux fait?
  • Le salarié est-il satisfait de lui-même, de son environnement de travail et de la situation actuelle?

Phase 3: Planification

  • Que devrait-on conserver?
  • Qu’est-ce qui devrait être amélioré?
  • Quelles tâches devraient être ajoutées ou supprimées?
  • Quels objectifs doit atteindre le salarié?
  • Comment le salarié peut-il se développer?

Phase 4: Avenir

  • Quels sont les souhaits du salarié pour l‘avenir?
  • Où se voit-il dans x  années?
  • Que souhaite-t-il de la part de l‘employeur?
  • Où l”employeur voit-il son salarié à l’avenir?

Phase 5: Conclusion de l’entretien

  • Résumer les résultats de l’entretien
  • Déterminer des accords
  • Y-a-t-il encore des thèmes que le salarié souhaiterait aborder?
  • Où l’employeur voit-il son salarié à l‘avenir?
  • Fin de discussion positive

5. Après l’entretien: et maintenant?

Le suivi est presque aussi important que la préparation à l’entretien d’évaluation. Cela signifie que les deux parties doivent réfléchir à la conversation et trouver des réponses aux questions suivantes :

  • Tous les thèmes important ont-ils été abordés?
  • Es-tu satisfait du déroulement de l‘entretien?
  • Que ferais-tu différemment lors du prochain entretien ?
  • As-tu clairement communiqué tes attentes?

S’il est encore nécessaire de discuter après l’entretien, une deuxième réunion devrait être organisée dès que possible.

Mettre par écrit les accords et les objectifs

A la fin d’un entretien annuel d’évaluation, il est d’usage de conclure par un compte-rendu écrit.

Le compte-rendu est rédigé et signé conjointement par l’employé et l’employeur. Lors de la prochaine réunion d’évaluation au plus tard, il sera alors possible de vérifier si les objectifs ont été atteints et si les accords ont été respectés. Donc : Plus la formulation des objectifs est concrète, plus les succès et les échecs peuvent être mesurés au mieux par après.

L’accord écrit présente les avantages suivants :

  • Il permet de discuter sans problème des objectifs.
  • Il assure la sécurité et l’orientation.
  • Il rend les accords et les objectifs plus clairs.

6. Donner et recevoir correctement un feedback

Pourquoi le feedback est-il si important ? Nous avons souvent nous-mêmes une autre conception des choses que nous faisons. De ce fait, l’image de soi s’écarte fortement de l’image extérieure. Il est important que le feedback soit donné et accepté afin que nous puissions mieux comprendre l’image extérieure.

Le feedback est souvent assimilé par erreur à la critique. Un retour constructif peut aider à améliorer la communication au sein de l’entreprise et à éliminer les malentendus.

Tu dois faire attention aux points suivants :

Donner un bon feedback

  • Justifie ton feedback avec des situations et des exemples concrets. Ton interlocuteur comprendra mieux ce que tu veux dire.
  • Formule ton feedback à partir de tes propres sentiments. Le mieux est de parler de manière subjective. „J’avais le sentiment que…“
  • Fais des propositions d‘amélioration. Elles devraient suivre immédiatement un feedback négatif.
  • Glisse ton feedback négatif entre deux retours positifs. Cette méthode, dite la méthode sandwich, te permet de formuler un feedback négatif de manière plus douce. Mais elle est à utiliser occasionnellement, car ton interlocuteur comprendra rapidement ce qu’elle vise.
  • Parle toujous de manière constructive et honnête.

Accepter correctement un feedback

  • Laisse parler ton interlocuteur jusqu’au bout. Tu pourras ensuite prendre la mesure de ses paroles avant de t’exprimer.
  • Evite les justifications hâtives. Et n’oublie pas que souvent, l’image de soi est différente de l’image extérieure. Essaye d’abord de comprendre pourquoi telle déclaration a été faite.
  • Vérifie de nouveau s’il y a des incertitudes. Il est important d’éviter les malentendus, alors mieux vaut demander à nouveau si quelque chose n’est pas clair.

7. L’entretien d’évaluation en tant qu’instrument de gestion

Les entretiens d’évaluation des collaborateurs sont un outil précieux pour accroître la motivation et renforcer la confiance. Ils offrent des avantages non seulement à l’entreprise et à ses dirigeants, mais aussi aux employés eux-mêmes. Les tâches et les objectifs peuvent être mieux communiqués. Il est prouvé que l’atmosphère de travail est positive, de même que la coopération basée sur le partenariat dans une culture d’entreprise ouverte. Les accords cibles dans le cadre de l’évaluation de l’employé augmentent la sensibilisation au rendement. Le maintien en poste des employés et la relation entre les employés et les gestionnaires sont également des avantages.

L’entretien d’évaluation fournit également des informations sur le développement et les opportunités de carrière et peut ouvrir de nouvelles perspectives pour les employés. C’est en quelque sorte un système d’alerte précoce qui détecte les conflits et les tendances négatives en temps opportun.

8.Conclusion

Les évaluations des employés ne doivent pas être sous-estimées. Ni de la part de l’employeur, ni de l’employé. Avec une bonne préparation et un bon suivi, tu garantiras la transparence et une bonne ambiance dans l’équipe. Ce n’est pas un hasard si l’entretien d’évaluation est décrit comme l’un des instruments de gestion les plus importants.

Bien sûr, il faut toujours garder à l’esprit que les choses peuvent mal tourner même avec une préparation optimale. Après tout, deux personnes se réunissent ici pour étudier la situation d’un point de vue différent. Il est donc important d’entrer dans la conversation aussi impartialement que possible et d’essayer de comprendre la position de l’autre.

Le fait que tu te soucies de la conversation est probablement le plus important à transmettre à l’autre. Et c’est par une bonne préparation que tu pourras transmettre au mieux ce sentiment.

 

 

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