Comment scanner un document ? Étapes à suivre

Tu souhaites numériser une facture, un bulletin de paie, un dessin, ou encore un contrat ? Les méthodes diffèrent selon le matériel à disposition. Nous te montrons comment scanner un document, voici le guide !

Sommaire :

Il est possible de scanner un document à l’aide d’un scanner ou d’un téléphone, voire d’avoir recours à un prestataire spécialisé. Voici tout ce qu’il faut savoir sur la numérisation.

La définition du scanner

Il s’agit d’un appareil informatique qui permet de numériser un document. Il mesure sa réflectance, élément par élément. La lumière réfléchie est transformée par des capteurs en signal électrique, qui est numérisé. Les données numériques sont définies par une suite de caractères et de nombres qui constituent une image matricielle du document numérisé. La copie numérique favorise la gestion documentaire. Elle peut par exemple être exploitée en ligne et mise à disposition des employés ou des utilisateurs.

Les différents types de scanners

Les scanners à plat sont les plus fréquents et disposent de capteurs sont fixes ou mobiles. Ils sont souvent couplés à une imprimante. Les scanners à défilement, comme dans un fax, sont principalement utilisés dans les bureaux. Il existe également les scanners à main, de film ou à tambour. Les smartphones peuvent les remplacer avec l’usage de leur appareil photo.

Comment scanner un document avec son ordinateur ?

Voici les méthodes pour numériser ses documents (dépourvus de trombones et d’agrafes) soi-même, à l’aide d’un scanner. Elles diffèrent avec les systèmes d’exploitation Windows et macOS.

Sous Windows

  • Placez le document dans votre scanner (qui peut être votre imprimante) : il doit être orienté face à la vitre. L’appareil doit être allumé et branché à votre ordinateur.
  • Cliquez sur “Démarrer” (logo Windows en bas à gauche de l’écran) ou directement sur la barre de recherche.
  • Tapez “télécopie”, et cliquez sur l’application “Télécopie et numérisation”.
  • Cliquez sur “Nouvelle numérisation”, qui se trouve en haut à gauche de la fenêtre.
  • Sélectionnez le scanner que vous souhaitez utiliser (bouton “Modifier”).
  • Choisissez le type de document (par défaut “Photo”).
  • Sélectionnez la source (par exemple “Plateau”).
  • Définissez la couleur (le choix se réduit le plus souvent à “Noir et blanc” et “Couleur”).
  • Sélectionnez le type de fichier que vous souhaitez obtenir (JPG, PDF, etc.). Pour les textes, il est recommandé de choisir le PDF.
  • Réglez les autres options (si vous le souhaitez). Il est possible de modifier le contraste, la résolution ou la clarté.
  • Cliquez sur “Aperçu” pour visualiser le rendu de votre numérisation. Il est notamment encore possible de le repositionner.
  • Cliquez sur “Numériser”.

Sous Mac

  • Placez le document dans le scanner et vérifiez qu’il est allumé.
  • Cliquez sur le menu “Pomme” (en haut à gauche).
  • Choisissez “Préférences système” dans le menu déroulant.
  • Cliquez sur le logo “Imprimantes et scanners”.
  • Choisissez l’appareil que vous utilisez pour numériser vos documents.
  • Cliquez sur “Scan” (en haut à droite).
  • Puis sélectionner “Ouvrir le scanner”.
  • Choisissez “Afficher les détails” pour avoir accès aux options.
  • Choisissez le type de document que vous voulez scanner.
  • Choisissez la couleur dans laquelle vous souhaitez scanner votre document (il est notamment possible de le numériser en “Noir et blanc”).
  • Modifiez les options de résolution, de taille ou de rotation selon votre convenance.
  • Sélectionnez le format dans lequel vous souhaitez obtenir le document (par exemple JPG ou PDF).
  • Lorsque les réglages sont terminés : cliquez sur “Numériser”.

Certains scanners proposent d’enregistrer le document numérisé directement sur une clé USB ou une FTP (File Transfer Protocol), en ligne. Les logiciels comme Adobe Acrobat ou de retouche d’image, comme Paint ou Photofiltre, offrent aussi une solution pour numériser un papier. C’est également le cas de certains programmes qui accompagnent le scanner ou l’imprimante.

Comment scanner un document avec son smartphone ?

Il est possible de numériser un document avec son téléphone. De nombreuses applications ont été développées en vue de faciliter l’opération. Elles ne sont toutefois pas obligatoires, puisque les smartphones disposent déjà d’outils intégrés. Voici un tutoriel pour les mobiles Android et IOS.

Sur Android

  • Appuyez sur le logo de l’application Google Drive.
  • Dans “My Drive”, sélectionnez un dossier dans lequel vous pourrez enregistrer le document.
  • Appuyez sur + (“Create new”).
  • Appuyez sur “Numériser” (logo en forme d’appareil photo).
  • Positionnez l’appareil portable au-dessus du document, de façon à ce qu’il ne soit pas déformé.
  • Appuyez sur le bouton pour déclencher la capture.
  • Ajouter un autre document (“+”), refaites la photo ou validez (sur cette page, un menu donne accès à d’autres options).
  • Appuyez sur les trois points et cliquez sur “Télécharger”.

Sur iPhone

  • Ouvrez l’application “Notes”
  • Depuis la page d’accueil, sélectionnez le dossier d’enregistrement, puis “Nouvelles notes” (logo en bas à droite)
  • Appuyez sur le “+”, en bas au centre de l’écran
  • Choisissez “Scanner des documents”
  • Positionnez l’appareil au-dessus du document à numériser
  • Appuyez sur le bouton de capture
  • Sélectionnez “Reprendre”, pour refaire le cliché, ou “Conserver le scan”, en bas à droite
  • Appuyez sur “Enregistrer”, en bas à droite
  • Sélectionnez la photo, puis appuyez sur le logo en haut à droite
  • Choisissez “Créer un PDF”
  • Appuyez sur OK (en haut à gauche)
  • Choisissez “Enregistrez le ficher dans…”
  • Sélectionnez le répertoire qui vous convient et validez.

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Les applications spécialisées

Quelle que soit la marque de votre téléphone, il est possible d’utiliser des applications spécialisées dans la numérisation de documents. Il en existe des gratuites qui proposent des options pour redresser l’image, réduire ses reflets, ou encore changer son contraste. Elles sont en principe assez intuitives.

Le prestataire de numérisation

Il existe des prestataires spécialisés dans la numérisation. Ils peuvent prendre en charge les documents pour les numériser dans leur local, voire le faire sur site, en cas de nécessité de confidentialité ou de sécurité. Ils peuvent avoir recours à des outils de capture, qui permettent d’automatiser l’extraction des papiers et d’en faciliter la recherche. En voici quelques exemples :

  • LAD (Lecture Automatique des Documents) : elle est adaptée aux documents structurés et peut permettre l’archivage et l’indexation automatique de l’image du document, ou la saisie des écritures comptables.
  • RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) : elle permet de distinguer un type de document d’un autre. Elle est utilisée pour réaliser des tris électroniques d’images. La reconnaissance peut s’appuyer sur le logo, le fond de page, un code-barre, ou encore un QRcode.
  • OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) : il s’agit d’un procédé qui permet de récupérer le texte dans l’image d’un texte imprimé, et de le sauvegarder dans un fichier. Il peut ensuite être complété par le biais d’un logiciel de traitement de texte.

Une veille humaine reste néanmoins nécessaire pour corriger les erreurs et vérifier la qualité de ce type de numérisation.

La numérisation fiable

Pour les documents sensibles ou qui engagent leur propriétaire, il est recommandé d’avoir recours à la numérisation fiable. Elle permet de faire des copies fidèles répondant à la norme Afnor NF Z42-026, homologuée en mai 2017. Elle constitue une reproduction à l’identique de la forme et du contenu.

La copie fiable est définie comme la reproduction numérisée d’un document dont la conformité juridique est reconnue selon les conditions du décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016. Elle présente la même force probante que l’original. Elle peut résulter d’un “procédé de reproduction qui entraîne une modification irréversible du support de la copie” ou “en cas de reproduction par voie électronique, d’un procédé répondant à certaines conditions”. L’intégrité de la copie est attestée par “une empreinte électronique qui garantit que toute modification ultérieure de la copie à laquelle elle est attachée est détectable”.

La liste des procédés techniques applicables est la suivante :

  • Empreinte électronique
  • Horodatage qualifié
  • Cachet électronique qualifié
  • Signature électronique qualifiée.

La copie fiable est équivalente en valeur à l’original, ce qui peut permettre sa destruction. En vue d’apporter des garanties de conformité, l’Afnor a créé une marque (NF544) qui pourra être attribuée aux prestataires qui en font la demande.

Une alternative au scan

Une alternative existe, pour le cas où loin souhaite scanner des documents avec sa signature. Adobe a développé l’application Fill & Sign, disponible sur Android et IOS, pour signer et parapher numériquement à partir du smartphone. Elle permet d’enregistrer une signature et des paraphes en surimpression.

L’amélioration et optimisation

Quel que soit le type de numérisation, de nombreuses options permettent d’améliorer la netteté du texte, le contraste, la couleur, ou encore de recadrer le document. Elles peuvent aussi influer sur la résolution, sachant que les scanners grand public affichent généralement une résolution de 300, 600 ou 1200 dpi (unité de mesure).

Conclusion

Les smartphones constituent une solution intéressante pour numériser ses documents. Pour un travail plus détaillé ou important en quantité, il est toutefois recommandé d’utiliser un scanner plus performant, voire de faire appel à un prestataire. La copie fiable, qui existe depuis 2017, apporte en plus l’incorruptibilité.

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