Comptabilité

Le terme même de comptabilité fait souvent un peu peur. Le mot évoque des colonnes de chiffres incompréhensibles, recopiés soigneusement par des employés ternes. Il faut dépasser ces clichés d’un autre temps : l’informatisation a rendu la comptabilité moins fastidieuse, et c’est de plus un outil indispensable au pilotage d’une entreprise.

Sommaire :

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Définition comptabilité

Les types de comptabilité

L’on distingue généralement deux types de comptabilité, la comptabilité générale et la comptabilité analytique :

  • la comptabilité générale est obligatoire ; elle est destinée aux acteurs extérieurs à l’entreprise, notamment l’administration fiscale qui s’en sert pour établir les impôts dus par la société et les banques qui l’utilisent pour jauger de la solvabilité de l’entreprise et de sa capacité à s’endetter,
  • la comptabilité analytique : elle facultative ; elle est destinée aux acteurs internes de l’entreprise, notamment ses dirigeants, et permet d’analyser la profitabilité de l’entreprise.

Comptabilité générale

La comptabilité en partie simple

La comptabilité en partie simple est la plus intuitive, mais la moins utilisée. Le principe est d’enregistrer toutes les opérations sur un seul livre, en ne prenant en compte que le solde engendré. Cela correspond à la gestion d’un compte par un particulier, qui porte en + ses recettes et en – ses dépenses. Cette comptabilité simplifiée est suffisante pour un autoentrepreneur, pour lequel les exigences sont limitées (il doit tenir une comptabilité, mais en pratique celle-ci n’est qu’exceptionnellement contrôlée).

La comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double est plus déroutante de prime abord : le principe est que toute opération est inscrite deux fois, une fois comme débit sur un compte, une fois comme crédit sur un autre compte. Par exemple si tu achètes un ordinateur de mille euros à un fournisseur, tu vas enregistrer un débit de mille euros sur ton compte Achat et un crédit de mille euros sur le compte Fournisseur : les deux opérations s’équilibrent.

L’avantage du système est qu’il est possible de valoriser les deux opérations à des dates différentes, par exemple si le Fournisseur consent une facilité de paiement, ou au contraire s’il exige d’être payé d’avance (c’est rare, mais cela arrive).

Le contrôle est facilité par le fait que toutes les opérations doivent s’équilibrer : s’il y a une erreur, même d’un centime d’euro, c’est qu’il y a un problème quelque part… et il faut alors éplucher les opérations jusqu’à le trouver.

Comptabilité de gestion

La comptabilité de gestion est destinée à faciliter le pilotage de l’entreprise, en fournissant des indicateurs pertinents. En pratique, le terme est quasiment synonyme de comptabilité analytique : le dirigeant d’une entreprise va certes consulter un tableau de bord issu de la comptabilité générale (par exemple présentant les résultats) mais dès qu’il va vouloir affiner son diagnostic, il va devoir entrer dans les détails de ce qui est rentable et de ce qui ne l’est pas… ce qui est l’objet de la comptabilité analytique.

Comptabilité analytique

La comptabilité analytique ventile les charges et profits en fonction des différents produits. Par exemple pour une entreprise industrielle, le coût de fabrication de chaque produit différent est calculé en tenant compte du coût des pièces qui ont servi à le fabriquer, de la main d’œuvre utilisée pour cela, du coût de son stockage (en ventilant le coût de l’entrepôt en fonction des volumes utilisés), etc.

La démarche est exigeante, puisqu’elle exige de savoir dans le détail l’utilisation de toutes les ressources de l’entreprise, mais elle permet d’isoler les produits ou services les plus profitables, et inversement de voir ceux qui coûtent plus d’argent qu’ils n’en rapportent.

La comptabilité analytique reste une aide, et seulement une aide : le fait qu’un produit ne rapporte pas d’argent n’implique pas obligatoirement qu’il faille arrêter sa fabrication ! C’est au dirigeant d’étudier s’il faut choisir cette solution, ou bien augmenter son prix de vente (pour générer de la marge), ou bien encore le mettre en avant (pour augmenter les volumes, et diminuer l’impact des coûts fixes).

Pourquoi faire la comptabilité ?

Objectifs de la comptabilité

Les objectifs de la comptabilité sont de fournir une information complète et sincère sur l’activité d’une entreprise, du point de vue financier. Le comptable n’est pas un juge, c’est un scribe : il enregistre scrupuleusement toutes les informations, et ce sont d’autres qui en tireront les conclusions.

Le dirigeant va se servir de la comptabilité pour savoir si son entreprise marche bien, et optimiser sa performance. Le fisc va l’utiliser pour calculer les divers impôts dus. Le banquier va se baser sur les résultats pour savoir dans quelle mesure il peut accorder une facilité de trésorerie ou un prêt.

Avantages de la comptabilité

L’avantage de la comptabilité est qu’elle repose sur des données objectives, celles des flux de trésorerie de l’entreprise. Au contraire d’un business plan qui est souvent enjolivé par des prédictions futures gonflées pour mieux séduire investisseurs et banquiers, la comptabilité ne se base que sur ce qui s’est passé.

La comptabilité est donc essentiellement objective. Les principales failles sont :

  • la possibilité d’oublier de déclarer des engagements, qui sont alors dit hors bilan : c’est une fraude, mais si par exemple un chef d’entreprise s’engage à payer une somme dans le futur mais « oublie » de l’inscrire dans sa comptabilité, rien ne permet de le voir dans l’immédiat, même si en général le réveil est difficile
  • la valorisation excessive des stocks : lorsqu’une entreprise fabrique un produit, elle le comptabilise en stock jusqu’à l’avoir vendu… mais si finalement celui-ci se révèle invendable, il doit être déprécié ; cette opération est souvent retardée par des dirigeants qui n’aiment pas avouer qu’ils se sont trompés, et cela peut masquer un certain temps les problèmes de la société

Qui doit faire la comptabilité ?

Le dirigeant est responsable de l’entreprise… et donc de sa comptabilité. Il n’a cependant pas toujours le temps de s’en occuper, et parfois pas la compétence pour le faire (par exemple un artisan très habile de ses mains est parfois bien peu à l’aise devant la comptabilité). Il peut donc déléguer cette tâche.

Lorsque l’entreprise a une certaine taille, elle a généralement en interne un comptable, voire une équipe comptable. Lorsqu’elle est plus petite, il est souvent plus intéressant d’externaliser la comptabilité, afin de ne pas mobiliser une personne juste pour cela alors que la taille de la société ne le justifie pas.

Les documents de la comptabilité générale

Le bilan

Le bilan comptable reflète la situation patrimoniale de l’entreprise. Il reflète ce qu’elle possède (ses actifs, par exemple les locaux et machines dont elle est propriétaire) et ce qu’elle doit (son passif, par exemple les prêts consentis par les banques ou le capital versé initialement par ses actionnaires).

Le compte de résultat

Le compte de résultat reflète quant à lui ce qui s’est passée durant le dernier exercice (généralement l’année civile). Il déduit du chiffre d’affaires (c’est-à-dire le total des ventes) toutes les charges (achats, salaires, impôts et taxes, amortissement des matériels, etc.) pour aboutir au résultat net. Ce chiffre en bas du compte de résultat est ce qu’on appelle couramment le bénéfice quand il est positif !

L’annexe

L’annexe comptable est une sorte de mode d’emploi du bilan et du compte de résultat : elle explique tous les choix qui ont dû être faits pour les établir. Par exemple pour l’achat d’un matériel, elle va expliquer la durée retenue pour son amortissement et justifier le choix de cette durée (qui doit normalement correspondre à la durée d’usage prévisible du matériel). C’est un document assez technique, qui n’est obligatoire que pour les entreprises commerciales.

Comment faire ta comptabilité ?

Pourquoi un expert comptable ?

La comptabilité comprend quelques subtilités techniques. Les règles de gestion de la TVA sont par exemple complexes, et pas forcément évidentes à décoder seul. L’établissement des comptes annuels, obligatoires pour toutes les entreprises hors autoentrepreneurs, est une opération cruciale, puisqu’une erreur peut entraîner un redressement fiscal. Si tu n’as pas préalablement une expérience dans le domaine, le mieux est de faire appel ponctuellement à un spécialiste, l’expert comptable !

Pourquoi un logiciel de comptabilité ?

Les logiciels de comptabilité facilitent grandement la tâche : ainsi par exemple l’équilibre des écritures va être systématiquement vérifié, ce qui permet d’être alerté tout de suite en cas d’erreur de saisie ; les saisies récurrentes sont, une fois paramétrées une première fois, très faciles à effectuer ; et surtout la production des documents comptables est simplifiée.

Astuce !

Avec un logiciel de comptabilité, tu peux faire des factures professionnelles, découvrir à tout moment ton compte de résultat et ta déclaration de TVA est faite automatiquement grâce à tes recettes et tes dépenses.

Conclusion

La comptabilité est un outil puissant et exigeant. Elle exige un minimum d’investissement pour sa mise en place, mais permet ensuite de détecter des problèmes et de piloter son entreprise. En déléguant les aspects les plus techniques et en s’aidant d’un logiciel, il est tout à fait possible d’y passer peu de temps, tout en s’appuyant sur les chiffres pour mieux piloter sa boîte !