Conservation des factures

La conservation des factures est un élément important de la gestion d’entreprise. En effet, une mauvaise conservation de ces documents t’expose à de lourdes sanctions. Sur cette page, tu découvriras combien de temps, comment, et où conserver tes factures. Suis le guide !

Sommaire :

conservation des factures
Définition de la conservation des factures

Combien de temps faut-il conserver ses factures ?

Le délai de conservation des factures s’applique aux fournisseurs et aux clients. Il ne concerne pas seulement les factures finales, mais aussi les factures d’acompte. Il s’étend également aux autres pièces justificatives de la commande (tel que le bon de commande, par exemple).

Le Code de Commerce précise que les factures doivent être conservées pendant 10 ans (article L123-22). Ce délai est aussi valable pour toutes les autres pièces justificatives permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales.

Nous te conseillons donc de conserver tes factures d’entreprise pendant au moins 10 ans. Cela te sera notamment indispensable en cas de contrôle fiscal inopiné.

Le délai de conservation est effectif à partir de la date de clôture de l’exercice comptable de la facture.

Par ailleurs, la durée de conservation d’une facture n’est pas seulement une obligation. Ce document reste une preuve légale de transaction contractuelle. Nous te recommandons donc de conserver les factures importantes au-delà de 10 ans. C’est notamment le cas des factures aux montants significatifs, ou bien présentant un réel enjeu économique.

En effet, un litige peut survenir 10 ans après l’établissement d’une facture ! Il pourra donc t’être utile de pouvoir te référer à ce document au-delà de ces 10 ans.

Comment conserver ses factures ?

Il y a deux écoles dans la conservation des factures :

Ainsi, tu peux conserver tes factures en format papier ou bien en format électronique, sous certaines conditions. Il faut donc que tu prévoies un processus d’archivage pour les deux.

Si tu choisis d’imprimer tes factures, nous te conseillons de les conserver dans un lieu sûr. L’idéal est aussi d’avoir une copie, hors de ton entreprise (en cas d’incendie, ou encore de vol).

Tu peux également numériser tes factures. La numérisation est un outil très utilisé, te permettant de gagner du temps et de l’espace de stockage.

Cependant, il y a de petites précautions à respecter pour bien numériser une facture. Les voici :

  • Les factures doivent être reproduites à l’identique sous forme dématérialisée (contenu, image, couleurs, etc.) ;
  • La compression de fichiers ne doit générer aucune perte (pas de traitement d’images) ;
  • Elles doivent être stockées sous format PDF et assorties d’une sécurité électronique.

Par ailleurs, si tu choisis la numérisation, nous t’invitons à les archiver dans un espace de stockage sûr. En effet, même numérisées, les factures doivent toujours être conservées pendant 10 ans.

L’idéal, c’est de les stocker à deux endroits : dans un espace d’hébergement et sur une clé USB. Avoir une copie de tes factures t’éviteras bien des tracas !

Sous quel support conserver ses factures ?

Avant la loi de finances de 2016

Auparavant, il fallait distinguer les factures d’achat des factures de vente. Elles ne se conservaient pas de la même manière.

Pour les factures d’achat, la règlementation exigeait que le document originel soit conservé dans son état d’origine. Cela, qu’il fût sous forme papier ou bien sous forme électronique.

Quant aux factures de vente, il était possible d’en conserver une copie. Seule réserve : que cette copie soit une reproduction fidèle de la facture en question. Et cela s’appliquait aussi à la forme du document ! Ainsi, une facture papier devait nécessairement être copiée sous format papier. A l’inverse, une copie de facture électronique devait être conservée sur un support informatique.

Mais avec la loi de finances de 2016, il y a eu quelques modifications, toujours en vigueur aujourd’hui. Voyons ensemble lesquelles !

Règles désormais appliquées

La loi de finances 2016 a modifié les conditions fiscales concernant la conservation des factures. Cela, qu’il s’agisse de factures de vente ou d’achat.

En effet, il est désormais possible de conserver sous format électronique les factures papier émises et reçues.

Il y a donc une distinction à faire :

  • Lorsque tu reçois (ou émets) une facture papier, tu peux la conserver sous papier ou la numériser ;
  • Lorsque tu reçois (ou émets) une facture électronique, tu peux la conserver sur support informatique pendant 3 ans. Au-delà, tu pourras aussi la conserver sur le support de ton choix (papier ou électronique).

Maintenant que tu en sais plus sur le support, voyons le lieu de conservation des factures. En effet, il existe différentes possibilités !

Où conserver ses factures ?

Ici aussi, il faut distinguer les factures papier des factures électroniques. En effet, elles ne se conservent pas forcément au même endroit.

Les factures papier doivent être stockées sur le territoire français. Le lieu de stockage doit en effet être immédiatement accessible.

Quant aux factures électroniques, tu peux les stocker :

  • En France ;
  • Dans un autre Etat membre de l’UE ;
  • Dans un pays en dehors de l’UE, à condition qu’il fournisse des garanties équivalentes.

Et cela, dans l’espace de stockage de ton ordinateur, sur le cloud, ou encore sur une clé USB.

Dans tous les cas, tes factures doivent être stockées dans un lieu immédiatement accessible. Ceci afin de répondre rapidement à toute requête de la part de l’administration.

Astuce !

Sous forme électronique, tu peux conserver tes factures dans un logiciel de facturation. En plus, tu peux faire des facture en quelques clics et les envoyer à partir du système.

Quelles sont les sanctions potentielles ?

En cas de non-respect des obligations de conservation des factures, tu t’exposes à de lourdes sanctions !

Les sanctions possibles sont, entres autres :

  • Une amende de 1500 à 25 000€, voire plus. A cela peut s’ajouter une peine d’emprisonnement de 6 mois (notamment en cas de fraude établie et de récidive) ;
  • Une pénalité de 50% des montants facturés, à défaut de conservation des factures clients ;
  • Un rejet de déduction des charges, à défaut de conservation des factures fournisseurs ;
  • Un rejet de comptabilité, à défaut de conservation des documents comptables.

La durée de conservation des factures est donc un sujet à ne pas prendre à la légère ! Nous t’invitons donc à prendre des précautions dans ce domaine.

Conclusion

En conclusion, la conservation des factures est un élément important de la gestion d’entreprise.

Comme nous l’avons vu précédemment, il t’est possible de conserver tes factures sur le support de ton choix. Ainsi, tu peux :

  • Opter pour le « zéro papier », en recevant et émettant des factures électroniques uniquement ;
  • Recevoir et émettre des factures papier.

Quel que soit le support que tu choisis, il faudra veiller à bien conserver tes factures dans un endroit sûr. De plus, elles doivent être immédiatement accessibles afin de répondre rapidement à un contrôle fiscal éventuel.

Par ailleurs, pour davantage de sécurité, n’hésite pas à faire une copie de la facture originelle ! Cela te sera toujours utile, et te sauvera peut-être la mise dans certaines situations imprévues.