La facture électronique

Si ta vie d’entrepreneur est remplie de moments passionnants et exaltants liés à ton cœur de métier, elle est aussi faite d’obligations administratives pas toujours très intéressantes. Parmi celles-ci, la facturation est pourtant essentielle, car comme le veut le proverbe latin, «l’argent est le nerf de la guerre». Afin de te simplifier la tâche, ainsi que les relations avec ta clientèle, opter pour la facture électronique peut représenter un réel atout et un gain de temps appréciable, à condition toutefois de ne pas oublier les obligations qui t’incombent.

Fais avec nous un tour d’horizon avant de te lancer :

  • Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
  • Suis-je concerné par la facturation dématérialisée ?
  • Le cas particulier des marchés publics
  • La facture électronique entre professionnels
  • Les avantages de la facturation électronique
  • Comment émettre des factures numériques conformes ?
  • Prêt à envoyer des factures électroniques ?

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Cette question simple mérite vraiment d’être posée : la facture électronique est une facture entièrement dématérialisée, de son émission à sa réception. Hors de question, donc, de numériser une facture papier puis de l’envoyer par courriel ou d’imprimer une facture créée électroniquement. C’est l’ensemble du processus de facturation qui se doit d’être numérique.

En outre, la facture numérique doit respecter un certain nombre d’obligations légales. Il est notamment nécessaire de garantir :

  • l’identité de son origine – la personne ou la société qui émet la facture,
  • la non-altérabilité du document – la facture ne doit pas pouvoir être modifiée a posteriori,
  • sa traçabilité, de sa création jusqu’à sa destruction, en passant par son mode de conservation,
  • le respect des obligations déjà valables pour la facturation papier, notamment les mentions légales citées dans l’article L.441-3 du Code du commerce (numéro de facture, date de facturation, taux de TVA, montants HT et TTC, etc.).

Suis-je concerné par la facturation dématérialisée ?

Bien sûr ! Des très grands groupes aux entrepreneurs freelance, la facture électronique est en passe de devenir incontournable. Tu l’as d’ailleurs sans doute déjà remarqué, même dans le commerce classique où la note en papier a longtemps été reine, on te propose de plus en plus souvent un envoi de facture par email… qui t’a assurément semblé tout de suite très pratique !

Ainsi, tu peux toi aussi proposer ce mode de facturation à tes clients, qui s’empresseront à n’en pas douter de l’accepter. D’autant que la législation est de plus en plus favorable à la dématérialisation des factures et des documents en général, au point de l’imposer peu à peu dans le domaine public.

Le cas particulier des marchés publics

Quelle que soit la taille de ta société – ou de celle que tu envisages de créer – tu peux aujourd’hui répondre et passer des marchés publics avec l’État ou les collectivités territoriales. Pour le règlement de tes prestations, tu devras néanmoins te plier à la législation en vigueur. En effet, depuis l’ordonnance du 26 juin 2014, la facture électronique devient peu à peu obligatoire pour les entreprises en fonction de leur taille.

Concrètement, les PME (au-delà de 10 salariés) et entreprises de taille intermédiaire, mais aussi les grandes entreprises et toutes les entités publiques, doivent aujourd’hui recourir à une facturation électronique. En l’occurrence, ce document doit également être transmis par le portail Chorus Pro développé par l’État.

Si tu appartiens à la catégorie des micro-entreprises et très petites entreprises de moins de 10 salariés, cette obligation débutera à partir du 1er janvier 2020. Une bonne raison pour t’y mettre dès aujourd’hui !

La facture électronique entre professionnels

Si la dématérialisation des factures entre les entreprises privées n’est pas obligatoire, en revanche, la loi Macron du 6 août 2015 a progressivement obligé les professionnels à accepter la réception de factures électroniques. Selon un calendrier similaire au point précédent, toutes les entreprises sont désormais contraintes de recevoir les factures dématérialisées, à l’exception encore une fois des TPE, qui devront se plier à cette réglementation à partir du 1er janvier 2020.

Bien qu’aucune loi ne soit à l’ordre du jour pour rendre la facturation numérique obligatoire entre les entreprises privées, les institutions européennes et françaises t’incitent fortement à renoncer au format papier. Et il se trouve qu’en la matière, elles ont de bons arguments à faire valoir.

Les avantages de la facturation électronique

Quel entrepreneur n’a jamais été submergé par la paperasse ? Une facturation dématérialisée, c’est d’abord moins de papiers à émettre et conserver. Un gain de place et surtout, de temps, puisque tes factures sont créées, envoyées et archivées en un seul clic grâce à ton logiciel de facturation. Au final, selon une étude BVA/Markess, tu économiserais de 50 à 75 % sur le coût des impressions, des envois, du stockage et du traitement des factures !

Et les avantages ne s’arrêtent pas là : une facture dématérialisée est reçue plus rapidement par tes clients, qui n’ont alors plus aucune excuse pour ne pas te régler dans les temps. Outre la meilleure traçabilité et la sécurisation de tes échanges (et donc, de ton chiffre d’affaires), la facturation électronique améliore l’image de marque de ton entreprise, se voulant un gage de sérieux et de modernité.

Comment émettre des factures numériques conformes ?

Pour faire une facture correcte et respecter les obligations légales en termes de facturation électronique que nous avons déjà évoquées plus haut, il est essentiel de choisir une méthode ou un logiciel adéquat. Pour ce faire, il est possible de recourir à trois types de solutions :

  • une plateforme d’échange de données informatisées (EDI) qui automatise toutes les étapes de la création au stockage de la facture,
  • une piste d’audit fiable permettant de matérialiser les liens entre la facture électronique et la livraison de biens ou la prestation,
  • une signature électronique.

Difficiles à mettre en place, les deux premières solutions sont réservées aux entreprises dotées de grandes infrastructures. En revanche, la signature électronique est accessible à tous et économique, tout en permettant de garantir l’intégrité et la non-altérabilité du document.

Une fois ces mesures initiées, n’oublie pas de conserver les factures émises par voie électronique. Si l’administration fiscales oblige à les garder pendant 6 ans si elles sont signées électroniquement, le droit comptable reconnaît quant à lui une période de conservation de 10 ans. Selon ton rythme de facturation, tes documents seront plus faciles à conserver dans un disque dur, le cloud ou un logiciel de facturation, qu’au sein de volumineux classeurs !

Prêt à envoyer des factures électroniques ?

Mise en avant par les pouvoirs publics, la facture électronique est plus que jamais d’actualité : économique, elle permet de gagner du temps tout en réduisant son empreinte carbone. C’est un choix logique et avantageux, qui te permet de simplifier une partie de tes contraintes administratives.

D’autant qu’il n’a jamais été aussi facile de passer à la facturation numérique. Grâce aux logiciels de facturation comme sevDesk, tu es certain que toutes les obligations légales sont respectées, de l’émission jusqu’à l’archivage de la facture. Il ne te reste plus qu’à tester ou en parler à ton comptable !