Facture en ligne

Faire une facture en ligne est très simple, et représente un véritable gain de temps pour l’entrepreneur. Mais comment en faire une ? Est-il possible de le faire gratuitement, ou vaut-il mieux choisir un logiciel de facturation payant ? Découvre les réponses à ces questions ci-dessous !

Sommaire :

Comment faire une facture ?

Avant de voir comment créer une facture en ligne dans les détails, nous allons commencer par les bases. Pourquoi faire une facture ? Quand en faire une ? Quelles sont les mentions obligatoires ? Quel support utiliser ? Et enfin, combien de temps l’archiver ? Tu découvriras toutes les réponses à ces questions dans cette partie !

Pourquoi créer une facture ?

La facture est un document commercial permettant de justifier la réalisation d’une prestation  ou la vente de marchandises. Elle est obligatoire pour toutes les entreprises réalisant des transactions entre professionnels.

Quand établir une facture ?

La facture est à émettre dès la réalisation de la prestation de services ou de la vente de marchandises. Elle a une valeur juridique et permet de prouver la réalisation d’une transaction commerciale.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

Toutes les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires pour être conformes à la réglementation. Il s’agit notamment des éléments suivants :

  • Informations de l’entreprise (siège social, SIREN, N° de TVA, etc.)
  • Informations du client
  • Date de la prestation / de la vente
  • Dénomination et quantité des services / produits
  • Montant HT, TTC et TVA
  • N° d’identification de TVA (ou mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI pour les micro-entreprises non assujetties)
  • Délais de paiement et pénalités en cas de retard

Combien de temps conserver une facture ?

La durée d’archivage des factures est de 10 ans, côtés client et fournisseur. Cela permet de justifier sa comptabilité en cas de contrôle fiscal ou de litiges.

Maintenant que nous avons vu les bases de la facturation, passons à la création d’une facture sur internet !

Comment créer une facture en ligne ?

Pour faire une facture sur internet, 2 solutions existent : le téléchargement d’un modèle ou l’utilisation d’un logiciel en ligne. Voyons cela dans les détails.

Utiliser un modèle de facture en ligne

Sur internet, tu peux trouver de nombreux modèles gratuits de factures, avec ou sans TVA. Ceux-ci se font le plus souvent sur Word ou sur Excel. Il te suffit de les télécharger puis de les modifier avec l’outil adéquat.

Chez SevDesk, nous avons aussi réalisé plusieurs modèles que tu peux utiliser :

Après l’avoir édité, tu pourras l’imprimer ou le télécharger en PDF afin de l’envoyer à ton client. Toutefois, la facturation sur Word ou Excel est assez chronophage et source d’erreur. L’utilisation d’un logiciel de facturation peut être plus adaptée. Examinons cela de plus près !

modele facture en ligne
Modèle de facture en ligne

Utiliser un logiciel gratuit pour faire une facture en ligne

Il est facilement possible d’éditer une facture en ligne en utilisant un logiciel de facturation gratuit. De nombreuses plateformes sur internet proposent en effet ce service.

Cela te permet de créer très rapidement tes factures, en quelques clics seulement ! En plus, cela t’évite de faire des erreurs, telles que l’oubli de certaines mentions obligatoires.

Pour cela, il te suffit de remplir les champs proposés avec les informations adéquates. Il s’agit généralement de :

  • Informations de ton entreprise (SIREN, n° de TVA, adresse, téléphone, email…)
  • Informations de ton client
  • Détail de la prestation / des marchandises (prix unitaire HT, quantité, total HT, TTC et TVA…)
  • Conditions de règlement, mode de paiement et pénalités de retard

Ensuite, tu n’auras plus qu’à télécharger la facture en PDF (ou l’imprimer), puis l’envoyer à ton client.

Toutefois, les fonctionnalités gratuites sont généralement limitées. Nous allons voir cela de plus près dans la partie suivante.

Facture en ligne gratuite ou logiciel de facturation payant : que choisir ?

Entre la facture en ligne gratuite et le logiciel de facturation payant, il y a plusieurs différences ! Selon tes besoins, opter pour l’un sera plus judicieux que l’autre. Voyons cela de plus près !

Avantages et inconvénients de la facture en ligne gratuite

L’avantage principal de la facture en ligne gratuite est bien entendu… Son coût ! Les entreprises peuvent réaliser des économies non négligeables en choisissant d’utiliser un modèle ou un logiciel gratuit.

Mais comme toujours, le gratuit a des limites, telles que :

  • Fonctionnalités limitées
  • Pas de SAV en cas de problèmes
  • Possibilité de non-conformité avec la loi anti-fraude de 2018 (pour certaines entreprises)
  • Risque d’erreurs en utilisant Word et Excel (mentions obligatoires, taux de TVA, numérotation…)

Avantages et inconvénients du logiciel de facturation payant

Opter pour un logiciel de facturation professionnel te permet de mieux gérer tes factures. Les avantages sont multiples ! On retrouve par exemple :

  • Gain de temps et de productivité, avec des modèles de factures réutilisables et un remplissage automatique des informations
  • Automatisation des calculs, permettant d’éviter d’envoyer des factures contenant des erreurs
  • Conformité avec la législation en vigueur, pas de soucis avec la loi anti-fraude de 2018
  • Possibilité de connexion avec des applications tierces (CRM, Paypal, etc.)
  • Suivi des règlements, alertes en cas d’impayés et relances automatiques
  • SAV en cas de problèmes

Toutefois, ce type de logiciel est payant ! Cela n’est donc pas la solution optimale si tu viens de créer ton entreprise et que tu manques de budget. Dans ce cas-là, l’utilisation de facture en ligne sera préférable pour les débuts.

Conclusion

En conclusion, réaliser une facture est obligatoire dès lors que tu vends un service / une marchandise. Pour cela, il est possible d’établir une facture en ligne.

Il existe en effet de nombreux modèles que tu peux télécharger gratuitement. Pour faire ta facture en ligne, il convient de faire bien attention à faire figurer l’ensemble des mentions obligatoires.

Tu peux aussi utiliser un logiciel de facturation (gratuit ou payant, selon tes besoins). Grâce aux champs pré-remplis et à l’automatisation, cela évite de faire des erreurs. Par ailleurs, cela t’assure d’être en conformité avec la réglementation en vigueur.

A toi de voir l’outil le mieux adapté pour faire tes factures, selon les besoins de ton entreprise.