Il existe de nombreux outils pour établir une facture. Excel est l’un des plus connu, particulièrement prisé par les micro-entrepreneurs et petites entreprises. Comment réaliser une facture sur Excel ? Est-il possible pour toutes les entreprises d’utiliser cet outil ? Dans quels cas vaut-il mieux opter pour un logiciel de facturation? Découvre toutes les réponses à ce sujet sur cette page !
Créer une facture Excel est assez simple à réaliser. Mais avant de voir dans les détails comment réaliser une facture sur Excel, voyons les bases de la facturation !
Il existe plusieurs types de factures, chacune ayant une utilité précise. Les plus communes sont :
Chaque facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, telles que :
Par ailleurs, il existe certaines règles concernant la conservation des factures. Voyons cela de plus près !
Les factures, qu’elles soient créées sous Excel ou non, doivent être conservées pendant 10 ans. Cela, à partir de la clôture de l’exercice comptable.
Quant au support, tu peux les conserver sous format papier ou électronique. A toi de voir ce qui convient le mieux à ton entreprise.
Voyons maintenant comment créer une facture Excel. Pour cela, tu peux la créer toi-même, ou bien trouver un modèle sur internet. Examinons cela de plus près !
Sur Excel, 2 possibilités s’offrent à toi. Tu peux :
La première possibilité étant très simple, nous allons nous attarder sur la deuxième. Voici les étapes :
Enfin, nous te conseillons de garder cette facture et de t’en servir comme modèle pour les prochaines factures.
Si tu as peu de temps, le plus simple est d’utiliser un modèle de facture. Tu trouveras facilement plusieurs exemples en ligne.
Chez SevDesk, nous avons aussi réalisé plusieurs modèles que tu peux utiliser :
Par contre, sache que l’utilisation de factures Excel n’est pas possible pour toutes les entreprises. Depuis la loi anti-fraude TVA de 2018, cela est interdit dans certains cas. C’est le sujet de la prochaine partie !
Depuis 2018, la règlementation concernant les factures Excel a changé. En effet, établir ses factures sur cet outil n’est plus possible pour certaines entreprises. Voyons cela dans les détails !
La loi anti-fraude TVA de 2018 a établi de nouvelles règles concernant la facturation des entreprises.
Selon l’article 286-I-3° bis du CGI, les entreprises sont dorénavant obligées d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Elles ne peuvent donc plus faire de factures sur Excel, sous peine de s’exposer à des amendes.
Ce logiciel doit satisfaire des conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Il doit être certifié par un organisme accrédité ou par une attestation de l’éditeur, conforme au modèle de l’administration.
Les entreprises visées sont en particulier celles qui sont dispensées d’émission de factures. Celles-ci ont en effet la possibilité de dissimuler des recettes en espèces.
Toutefois, certaines entreprises ne sont pas soumises à cette obligation. Il s’agit notamment les assujettis :
Celles-ci peuvent donc continuer à réaliser des factures Excel. Néanmoins, utiliser un logiciel de facturation présente de nombreux avantages, que nous détaillons ci-dessous !
Malgré l’émergence de logiciels de facturation en ligne, Excel reste un outil très utilisé par les entrepreneurs. Quels sont ses avantages et inconvénients ? Et qu’en est-il de la concurrence ? C’est le sujet de cette section !
Facturer avec Excel présente des avantages :
Mais aussi des inconvénients :
De plus, il est interdit d’utiliser Excel pour certaines entreprises, comme nous l’avons vu dans la section précédente.
Parfois, il vaut donc mieux abandonner Excel et passer à un logiciel de facturation spécialisé. Voyons cela de plus près !
Pour professionnaliser et automatiser ta facturation, rien de tel que le logiciel de facturation. Il présente de nombreux avantages, tels que :
Quant aux inconvénients, ils sont propres à chaque logiciel. Tout dépend de ce que tu recherches. Le seul véritable frein peut être le prix.
Toutefois, il existe une vaste gamme de logiciels sur le marché, adaptés à chaque budget. Il existe même des solutions gratuites ! Cependant, la facturation gratuite présente des limites, telles que :
Avant de t’engager dans une solution, nous te conseillons de prendre le temps de bien identifier tes besoins.
En conclusion, créer une facture sur Excel est plutôt simple pour les personnes ayant des connaissances en informatique. Il convient néanmoins de bien indiquer l’ensemble des mentions obligatoires habituelles et de les conserver pendant 10 ans.
Toutefois, certaines entreprises ne peuvent plus facturer sur Excel. Les entreprises visées sont en particulier celles qui sont dispensées d’émission de factures (possibilité de dissimulation de recettes). Depuis la loi anti-fraude de 2018, elles doivent obligatoirement utiliser un logiciel de caisse certifié.
Les autres entrepreneurs ont toujours le choix entre facture Excel et logiciel de facturation. Toutefois, ce dernier présente de nombreux avantages, notamment un gain de temps majeur et une garantie de conformité. Il est essentiel de prendre le temps de bien identifier ses besoins pour choisir l’outil de facturation le mieux adapté.
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