Facture Excel

Il existe de nombreux outils pour établir une facture. Excel est l’un des plus connu, particulièrement prisé par les micro-entrepreneurs et petites entreprises. Comment réaliser une facture sur Excel ? Est-il possible pour toutes les entreprises d’utiliser cet outil ? Dans quels cas vaut-il mieux opter pour un logiciel de facturation? Découvre toutes les réponses à ce sujet sur cette page !

Sommaire :

Comment faire une facture Excel ?

Créer une facture Excel est assez simple à réaliser. Mais avant de voir dans les détails comment réaliser une facture sur Excel, voyons les bases de la facturation !

Mentions obligatoires d’une facture

Il existe plusieurs types de factures, chacune ayant une utilité précise. Les plus communes sont :

  • Facture d’acompte, à émettre lorsque ton client verse une partie du règlement en avance
  • Facture d’avoir, à émettre notamment en cas d’erreur sur une facture
  • Et bien entendu, la facture de clôture, émise à la fin d’un contrat

Attention:

Chaque facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, telles que :

  • Identités et coordonnées de ton entreprise et de ton client
  • Numéro d’identification à la TVA (pour les factures dont le montant est supérieur à 150 € HT)
  • Date et numéro de la facture
  • Dénomination, montant et quantité des biens
  • Date de livraison
  • Montant total HT, TTC et taux de TVA applicable
  • Conditions de paiement
  • Réductions de prix, le cas échéant
  • Mention « TVA non applicable, article 293B du CGI » pour les micro-entrepreneurs non-assujettis

 
Par ailleurs, il existe certaines règles concernant la conservation des factures. Voyons cela de plus près !

Archivage des factures

Les factures, qu’elles soient créées sous Excel ou non, doivent être conservées pendant 10 ans. Cela, à partir de la clôture de l’exercice comptable.

Quant au support, tu peux les conserver sous format papier ou électronique. A toi de voir ce qui convient le mieux à ton entreprise.

Créer une facture Excel

Voyons maintenant comment créer une facture Excel. Pour cela, tu peux la créer toi-même, ou bien trouver un modèle sur internet. Examinons cela de plus près !

Établir soi-même une facture Excel

Sur Excel, 2 possibilités s’offrent à toi. Tu peux :

  • Choisir l’un des modèles de factures proposé par l’outil (il te suffira de le personnaliser)
  • Créer toi-même ta facture à partir d’une feuille de calcul vierge

La première possibilité étant très simple, nous allons nous attarder sur la deuxième. Voici les étapes :

  1. Cliquer sur nouveau classeur afin d’obtenir une feuille de calcul vide
  2. Créer l’en-tête de la facture :
    1. Dénomination de ton entreprise
    2. Intitulé de la facture
    3. Date d’émission
    4. Numérotation de la facture
  3. Ajouter l’identité du client et ses coordonnées (de préférence en haut à droite)
  4. Mentionner le décompte détaillé de la prestation
    1. Désignation
    2. Quantité
    3. Prix unitaire
  5. Faire figurer le montant total à payer (HT, TTC et taux de TVA)
  6. Indiquer la date du règlement
  7. Mentionner les conditions particulières éventuelles en bas de la page
  8. Enregistrer la facture
  9. L’envoyer à ton client

Enfin, nous te conseillons de garder cette facture et de t’en servir comme modèle pour les prochaines factures.

Utiliser un modèle de facture Excel sur internet

Si tu as peu de temps, le plus simple est d’utiliser un modèle de facture. Tu trouveras facilement plusieurs exemples en ligne.

Remarque !

Chez SevDesk, nous avons aussi réalisé plusieurs modèles que tu peux utiliser :

 
Par contre, sache que l’utilisation de factures Excel n’est pas possible pour toutes les entreprises. Depuis la loi anti-fraude TVA de 2018, cela est interdit dans certains cas. C’est le sujet de la prochaine partie !

modele facture excel
Modèle de facture Excel

Interdiction facture Excel : qui est concerné ?

Depuis 2018, la règlementation concernant les factures Excel a changé. En effet, établir ses factures sur cet outil n’est plus possible pour certaines entreprises. Voyons cela dans les détails !

Loi anti-fraude à la TVA & logiciel de caisse certifié

La loi anti-fraude TVA de 2018 a établi de nouvelles règles concernant la facturation des entreprises.

Selon l’article 286-I-3° bis du CGI, les entreprises sont dorénavant obligées d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Elles ne peuvent donc plus faire de factures sur Excel, sous peine de s’exposer à des amendes.

Ce logiciel doit satisfaire des conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Il doit être certifié par un organisme accrédité ou par une attestation de l’éditeur, conforme au modèle de l’administration.

Les entreprises visées sont en particulier celles qui sont dispensées d’émission de factures. Celles-ci ont en effet la possibilité de dissimuler des recettes en espèces.

Toutefois, certaines entreprises ne sont pas soumises à cette obligation. Il s’agit notamment les assujettis :

  • Réalisant la totalité de leurs opérations avec des professionnels (B2B), avec facturation
  • Bénéficiant du régime de la franchise de base (Article 293 B du CGI)
  • Soumis au régime du remboursement forfaitaire de TVA agricole
  • Réalisant seulement des opérations exonérées de TVA

Celles-ci peuvent donc continuer à réaliser des factures Excel. Néanmoins, utiliser un logiciel de facturation présente de nombreux avantages, que nous détaillons ci-dessous !

Facture Excel ou logiciel de facturation : que choisir ?

Malgré l’émergence de logiciels de facturation en ligne, Excel reste un outil très utilisé par les entrepreneurs. Quels sont ses avantages et inconvénients ? Et qu’en est-il de la concurrence ? C’est le sujet de cette section !

Les avantages et inconvénients de la facture Excel

Facturer avec Excel présente des avantages :

  • Gratuité, aucuns frais à prévoir
  • Assez rapide, il suffit d’utiliser le même modèle de facture et de le modifier
  • Facilité d’accès, peu de connaissances en informatique sont nécessaires pour faire une facture sur Excel

Mais aussi des inconvénients :

  • Manque de professionnalisme potentiel, par exemple en oubliant d’actualiser la date de facture ou le nom de l’interlocuteur
  • Coût d’enregistrement comptable élevé, car la saisie doit se faire manuellement, facture par facture
  • Difficulté à suivre l’état des factures (envoyé, réglée, en retard de paiement…)
  • Coût de migration important, lorsque tu souhaites mettre en place un logiciel de facturation
  • Possibilité de perte de données (si tu les enregistres exclusivement sur le disque dur de ton ordinateur)

De plus, il est interdit d’utiliser Excel pour certaines entreprises, comme nous l’avons vu dans la section précédente.

Remarque !

Parfois, il vaut donc mieux abandonner Excel et passer à un logiciel de facturation spécialisé. Voyons cela de plus près !

Les avantages et inconvénients du logiciel de facturation

Pour professionnaliser et automatiser ta facturation, rien de tel que le logiciel de facturation. Il présente de nombreux avantages, tels que :

  • Gain de temps majeur
  • Pas d’oublis possibles concernant les mentions obligatoires
  • Pas d’erreurs possibles sur les taux de TVA
  • Création des factures possible sur n’importe quel support (ordinateur, smartphone, tablette)
  • Suivi des paiements facilité
  • Archivage des documents simplifié
  • Garantie de conformité avec les contraintes réglementaires

Quant aux inconvénients, ils sont propres à chaque logiciel. Tout dépend de ce que tu recherches. Le seul véritable frein peut être le prix.

Toutefois, il existe une vaste gamme de logiciels sur le marché, adaptés à chaque budget. Il existe même des solutions gratuites ! Cependant, la facturation gratuite présente des limites, telles que :

  • Pas de support (ou non prioritaire)
  • Nombre de factures potentiellement limité
  • Manque de fonctions avancées
  • Pas d’interopérabilité avec d’autres logiciels (comptabilité, CRM, etc.)

Avant de t’engager dans une solution, nous te conseillons de prendre le temps de bien identifier tes besoins.

Conclusion

En conclusion, créer une facture sur Excel est plutôt simple pour les personnes ayant des connaissances en informatique. Il convient néanmoins de bien indiquer l’ensemble des mentions obligatoires habituelles et de les conserver pendant 10 ans.

Toutefois, certaines entreprises ne peuvent plus facturer sur Excel. Les entreprises visées sont en particulier celles qui sont dispensées d’émission de factures (possibilité de dissimulation de recettes).  Depuis la loi anti-fraude de 2018, elles doivent obligatoirement utiliser un logiciel de caisse certifié.

Les autres entrepreneurs ont toujours le choix entre facture Excel et logiciel de facturation. Toutefois, ce dernier présente de nombreux avantages, notamment un gain de temps majeur et une garantie de conformité. Il est essentiel de prendre le temps de bien identifier ses besoins pour choisir l’outil de facturation le mieux adapté.