Lettre de relance

Face aux retards de paiement, les entrepreneurs disposent de plusieurs solutions pour communiquer et faire un rappel à leurs clients. La lettre de relance constitue l'un des moyens pour obtenir le règlement de sa facture.

Sommaire :

• Lettre de relance en cas de facture impayée
• Contenu de la lettre de relance
• Modèle de lettre de relance
• Que faire si la lettre de relance n'a pas eu l'effet escompté ?
• Recours judiciaires
• Comment éviter les impayés ?
• Conclusion

Suivre de près le paiement des factures peut permettre de faire des gains importants, en termes de trésorerie. En cas d'impayé, il paraît nécessaire pour le créancier d'adresser une lettre de relance à son débiteur, le plus tôt possible.

Lettre de relance en cas de facture impayée

L'envoi d'une lettre (ou d'un mail) de relance constitue la première étape la plus fréquente, en cas de facture impayée.

Quasi-systématique, mais pas obligatoire

L'envoi d'une lettre de relance est quasi-systématique, lorsqu'une créance reste impayée. Elle n'est en revanche pas obligatoire, d'un point de vue juridique. Certaines entreprises envoient même directement une mise en demeure, ou engagent une procédure d'injonction ou d'assignation en paiement.

Objectifs de la lettre de relance

Elle peut notamment permettre d'apprendre la raison pour laquelle le client n'a pas respecté son engagement. Il peut s'agir de difficultés passagères, d'un simple oubli, voire d'un désaccord avec les prestations ou le prix. Elle établit également un dialogue avec le débiteur.

Contenu de la lettre de relance

La lettre (ou le mail) de relance doit comporter les détails de la facture et ôter tout doute au débiteur. Elle doit lui rappeler qu'il a bien reçu les biens ou les prestations, et que le délai de paiement a été dépassé. Son objectif est de trouver une solution à l'amiable, qui permet de conserver de bonnes relations avec le client.

L'indemnité pour frais de recouvrement est fixée par les articles du code du commerce. Si le client est un professionnel, elle est de 40 euros. Des pénalités de retard peuvent aussi être prévues dans le contrat. À noter que le courrier n'est pas obligatoirement envoyé par lettre recommandée.

Les mentions qu'il est nécessaire de rappeler :

• L'identité et l'adresse du créancier
• Le numéro de la facture et ses détails
• Le montant exact de la somme à régler, avec les pénalités de retard
• La date d'exigibilité du paiement, et le nouveau délai pour rembourser la somme

Modèle de lettre de relance

La première lettre de relance n'a pas besoin d'inclure des arguments juridiques. Il est aussi très important d'éviter les menaces ou les pressions, et de conserver un ton ne mettant pas en péril les relations avec le client.

Exemple de lettre de relance (extrait) :

"Objet : retard de paiement de facture

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, vous restez redevable de la facture n° (Numéro de la facture), datée du (Date de la facture), pour un montant de (Montant de la facture) euros. La créance, qui est arrivée à échéance le (Date d'échéance de la facture), est restée impayée.

Je vous remercie de bien vouloir procéder à son règlement, ainsi qu'à l'indemnité forfaitaire de 40 euros prévue par la loi (indemnités prévues pour les clients professionnels, uniquement), dans les meilleurs délais. Vous trouverez ci-joint un duplicata de la facture.

En cas de difficultés, vous pouvez prendre contact avec nous, en vue d'établir un échéancier. Pour le cas où votre paiement aurait été réalisé entre temps, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de la lettre.

Vous remerciant par avance et restant à votre disposition pour toute question, nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées."

A l'internet, tu trouves plusieurs modèles de lettre de relance qui t'aideront lors de la création.

Que faire si la lettre de relance n'a pas eu l'effet escompté ?

Pour le cas où la lettre de relance n'a pas suffi au règlement de la facture, il est possible d'envoyer une lettre d'avertissement, d'effectuer des relances téléphoniques, ou encore de faire appel à une société de recouvrement.

Voici une liste des actions qui peuvent être envisagées :

• Lettre d'avertissement : elle doit être plus ferme et indiquer la possibilité de faire appel à une société de recouvrement, à un avocat ou à un huissier de justice.
• Relances téléphoniques : elles nécessitent de la prudence et une bonne préparation de l'appel, en vue de répondre aux possibles objections du client. Elles permettent notamment de jauger sa sincérité, de comprendre les raisons du retard ou de discuter d'un nouveau délai de paiement. Il est important de rester calme, de ne pas multiplier les appels (ce qui pourrait être sanctionné par le Code pénal) et de ne pas contacter l'entourage du client (ce qui est aussi répréhensible). Si un accord a été trouvé, il est recommandé de le résumer par mail.
• Visites à domicile : elle peut permettre de renouer un dialogue direct avec le client.
• Recours à une société de recouvrement : elle tente d'obtenir le paiement du client, en mettant par exemple en place un échéancier. Le recouvrement peut être amiable ou contentieux.
• Mise en demeure : cette nouvelle lettre peut être adressée en recommandé, avec accusé de réception, par le créancier ou l'huissier de justice. Elle doit reprendre les informations de la lettre de relance, complétée par l'expression "mise en demeure". Elle est accompagnée d'un délai pour la résolution du problème et du détail des possibles procédures qui vont suivre. Elle doit aussi rapporter que sa réception fait courir le point de départ des intérêts légaux. Elle peut être adressée par la société de recouvrement, qui doit alors citer les alinéas 3 et 4 de l'article 32 de la loi du 9 juillet 1991.

Recours judiciaires

Après l'envoi de la mise en demeure, il est possible d'engager une procédure judiciaire. Elle peut prendre plusieurs formes :

• La procédure simplifiée : elle concerne les sommes dues inférieures à 4 000 euros et implique l'aide d'un huissier de justice, qui prendra contact avec le client par recommandé avec avis de réception, en vue de participer à une procédure de recouvrement simplifiée et d'éventuellement trouver un accord sur les modalités de paiement. Si aucune entente n'est trouvée, l'huissier pourra avoir recours aux saisies pour récupérer la somme.
• L'injonction de payer : elle consiste à demander au juge de forcer le client à payer. Il est nécessaire de s'adresser au greffe du tribunal, avec la copie de la lettre de mise en demeure qui a été envoyée. L'ordonnance est délivrée au client par voie d'huissier. Si le client ne paie pas de lui-même, il est possible de demander l’apposition de la formule exécutoire au greffe du tribunal, ce qui correspond à faire une saisie avec un huissier de justice.
• Le référé-provision : il s'agit d'une procédure rapide qui permet d'obtenir une provision, puis une convocation du client au tribunal. Il est ensuite possible de procéder à une saisie de ses biens par un huissier.
• L'assignation en paiement : il s'agit d'un procès, qui implique des délais plus longs, le recours à un avocat et des dépenses plus importantes. Il peut aboutir sur une condamnation et de possibles dommages et intérêts. L'assignation est la solution privilégiée, en cas de contestation de la facture.

Comment éviter les impayés ?

Avant d'en arriver à la lettre de relance, il est possible de limiter les risques d'impayés en prenant connaissance du niveau de solvabilité des clients (par le biais des banques, notamment), d'établir une bonne communication et d'être attentif au contenu de ses documents commerciaux. Il est également souhaitable d'appeler son débiteur lorsque la date d'échéance d'une facture approche, afin de créer un dialogue solide et éviter de tendre le contexte.

Conclusion

La lettre de relance, qui n'est pas obligatoire, est une première étape en vue d'obtenir le paiement d'une facture. Elle doit être rédigée avec soin, afin de ne pas braquer le client, mais plutôt d'ouvrir un dialogue. Elle suffit, la plupart du temps, à débloquer la situation.