Face aux retards de paiement, les entrepreneurs disposent de plusieurs solutions pour communiquer et faire un rappel à leurs clients. La lettre de relance constitue l’un des moyens pour obtenir le règlement de sa facture.
Suivre de près le paiement des factures peut permettre de faire des gains importants, en termes de trésorerie. En cas d’impayé, il paraît nécessaire pour le créancier d’adresser une lettre de relance à son débiteur, le plus tôt possible.
Avec un logiciel de facturation, tu peux toujours suivre l’état de tes factures. Grâce au contrôle automatique, tu peux voir les factures ouvertes et impayées dans une vue d’ensemble.
L’envoi d’une lettre (ou d’un mail) de relance constitue la première étape la plus fréquente, en cas de facture impayée.
L’envoi d’une lettre de relance est quasi-systématique, lorsqu’une créance reste impayée. Elle n’est en revanche pas obligatoire, d’un point de vue juridique. Certaines entreprises envoient même directement une mise en demeure, ou engagent une procédure d’injonction ou d’assignation en paiement.
Elle peut notamment permettre d’apprendre la raison pour laquelle le client n’a pas respecté son engagement. Il peut s’agir de difficultés passagères, d’un simple oubli, voire d’un désaccord avec les prestations ou le prix. Elle établit également un dialogue avec le débiteur.
La lettre (ou le mail) de relance doit comporter les détails de la facture et ôter tout doute au débiteur. Elle doit lui rappeler qu’il a bien reçu les biens ou les prestations, et que le délai de paiement a été dépassé. Son objectif est de trouver une solution à l’amiable, qui permet de conserver de bonnes relations avec le client.
L’indemnité pour frais de recouvrement est fixée par les articles du code du commerce. Si le client est un professionnel, elle est de 40 euros. Des pénalités de retard peuvent aussi être prévues dans le contrat. À noter que le courrier n’est pas obligatoirement envoyé par lettre recommandée.
La première lettre de relance n’a pas besoin d’inclure des arguments juridiques. Il est aussi très important d’éviter les menaces ou les pressions, et de conserver un ton ne mettant pas en péril les relations avec le client.
“Objet : retard de paiement de facture
Madame, Monsieur,
Sauf erreur ou omission de notre part, vous restez redevable de la facture n° (Numéro de la facture), datée du (Date de la facture), pour un montant de (Montant de la facture) euros. La créance, qui est arrivée à échéance le (Date d’échéance de la facture), est restée impayée.
Je vous remercie de bien vouloir procéder à son règlement, ainsi qu’à l’indemnité forfaitaire de 40 euros prévue par la loi (indemnités prévues pour les clients professionnels, uniquement), dans les meilleurs délais. Vous trouverez ci-joint un duplicata de la facture.
En cas de difficultés, vous pouvez prendre contact avec nous, en vue d’établir un échéancier. Pour le cas où votre paiement aurait été réalisé entre temps, nous vous saurions gré de ne pas tenir compte de la lettre.
Vous remerciant par avance et restant à votre disposition pour toute question, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.”
A l’internet, tu trouves plusieurs modèles de lettre de relance qui t’aideront lors de la création.
Pour le cas où la lettre de relance n’a pas suffi au règlement de la facture, il est possible d’envoyer une lettre d’avertissement, d’effectuer des relances téléphoniques, ou encore de faire appel à une société de recouvrement.
Après l’envoi de la mise en demeure, il est possible d’engager une procédure judiciaire. Elle peut prendre plusieurs formes :
Avant d’en arriver à la lettre de relance, il est possible de limiter les risques d’impayés en prenant connaissance du niveau de solvabilité des clients (par le biais des banques, notamment), d’établir une bonne communication et d’être attentif au contenu de ses documents commerciaux. Il est également souhaitable d’appeler son débiteur lorsque la date d’échéance d’une facture approche, afin de créer un dialogue solide et éviter de tendre le contexte.
La lettre de relance, qui n’est pas obligatoire, est une première étape en vue d’obtenir le paiement d’une facture. Elle doit être rédigée avec soin, afin de ne pas braquer le client, mais plutôt d’ouvrir un dialogue. Elle suffit, la plupart du temps, à débloquer la situation.
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