Mentions obligatoires d’une facutre

Qu’elle ait été établie pour des prestations ou une vente de marchandises, la facture doit comporter de nombreuses mentions. Certaines sont obligatoires, sous peine d’amende. Voici ce qu’il faut savoir sur les mentions obligatoires d’une facture.

Sommaire :

Définition de la facture

La facture est un document légal qui mentionne le mot “facture” et qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou de services. Un créancier établit ainsi une créance vis-à-vis d’un débiteur (en principe un client).

Mentions obligatoires facture
Mentions obligatoires d’une facture

Obligation de délivrance et de conservation

Il est obligatoire de faire une facture sur papier à en-tête, lors de la délivrance d’une marchandise ou d’une prestation de service, au-delà d’un certain montant. Elle constitue une preuve de vente et d’achat. Il s’agit d’un justificatif juridique, fiscal et comptable, qui doit être édité en deux exemplaires et être conservé pendant dix ans.

La forme de la facture

La facture doit être rédigée dans la langue française et établie en deux exemplaires, dont l’original pour le client. Il est envisageable de facturer dans une monnaie étrangère, sous réserve qu’elle soit reconnue internationalement et convertible. La réintégration dans la comptabilité doit se faire en euros. Sous certaines conditions, il est possible de rédiger la facture dans une autre langue (l’Administration peut demander la traduction).

Les mentions obligatoires d’une facture

  • Date d’émission : elle correspond à la date à laquelle la facture a été établie.
  • Numérotation : elle doit être basée sur une séquence chronologique continue (sans rupture). Elle peut faire mention de l’année et doit apparaître sur toutes les pages.
  • Date de la vente ou de la prestation de service : il s’agit du jour de livraison ou d’exécution.
  • Identité de l’acheteur : il est nécessaire d’indiquer le nom, l’adresse du siège social ou du domicile, et de facturation (depuis le 1er octobre 2019).
  • Identité du vendeur ou prestataire : il est obligatoire de faire apparaître le nom et le prénom (pour un entrepreneur individuel), la dénomination sociale, le numéro Siren ou Siret (pour une société), le numéro RCS et le nom de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation (pour le commerçant), le numéro au répertoire des métiers, le Siren, le RM et le numéro de département d’immatriculation (pour l’artisan). Pour chacun d’entre eux, il faut préciser l’adresse du siège social, le statut juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et le possible montant du capital social.
  • Numéro du bon de commande : si un bon de commande a préalablement été établi, il est nécessaire d’en indiquer le numéro, depuis le 1er octobre 2019.
  • Numéro individuel d’identification à la TVA : pour les montants supérieurs à 150 euros hors taxes, il s’agit de mentionner le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel (pour ceux qui sont redevables de la TVA).
  • Désignation du produit ou de la prestation : il faut indiquer la nature, la marque et la référence des produits, ou la prestation (matériaux fournis et main-d’œuvre).
  • Décompte détaillé de chaque prestation ou produit fourni : le professionnel vendeur doit préciser la prestation, en quantité et en prix (à moins de l’avoir déjà fait sur un devis accepté par le client).
  • Prix catalogue : la facture doit contenir le prix unitaire hors TVA des produits vendus, ou le taux horaires hors TVA des services fournis.
  • Majoration éventuelle de prix : elle peut être liée à différents paramètres, par exemple les frais de transport ou d’emballage.
  • Taux de TVA légalement applicable et le montant correspondant : le créancier doit indiquer le taux de TVA qui s’applique au produit ou à la prestation, sur chaque ligne, ainsi que le montant qui correspond.
  • Réduction de prix : les remises, rabais ou ristournes, acquises à la date de la vente ou de la prestation, doivent apparaître.
  • Somme totale à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) : ces totaux font partie des mentions obligatoires des factures et ne doivent pas être oubliés.
  • Date à laquelle le règlement doit intervenir et pénalités de retard : le créancier doit détailler les conditions d’escompte applicables, en cas de paiement à une autre date, ainsi que le montant des indemnités, en cas de retard.

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Les mentions particulières

Dans certaines situations particulières, la facture doit contenir des mentions spécifiques, liées au contexte de l’entreprise. C’est notamment le cas pour les membres d’un centre de gestion ou d’une association agrée. Elle doit alors comporter l’inscription : “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté.” Il est également nécessaire de préciser, le cas échéant, le régime de franchise de TVA (“TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts”), de faire mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, ou encore de déclarer la TVA d’un sous-traitant (“auto-liquidation de la TVA“, et indiquer qu’il s’agit d’un montant hors taxes).

Annulation ou correction

En cas d’erreur ou de modification, il est possible d’annuler ou de rectifier une facture. Selon les circonstances, la démarche à suivre est différente.

  • La facture n’a pas encore été envoyée au client : il suffit de modifier le document, aucune facture rectificative ne s’impose.
  • La facture a été envoyée, mais n’a pas encore été payée : il faut alors produire une facture rectificative, modifiée par rapport à la première, et la renvoyer au client. Il paraît également important de le contacter pour le prévenir de ne pas payer la facture erronée.
  • La facture a été envoyée et payée par le client : il est possible de faire une note d’avoir (facture en “négatif”) correspondant à la somme que l’on rend au client. Si une nouvelle facture est réalisée en substitution, pour modifier le montant, il faut annuler la facture d’origine (facture rectificative avec un montant négatif) et établir une facture de remplacement.

Attention, la facture rectificative doit comporter la mention “annule et remplace”. Pour les entreprises redevables de la TVA qui s’en sont déjà acquittées et souhaitent la récupérer, la note d’avoir doit comprendre les détails concernant les montants de TVA, en faisant référence à la facture initiale. S’ils n’envisagent pas de la récupérer, ils doivent inscrire “Net de taxe”. À noter que le client ne peut pas faire la modification par lui-même et doit demander la facture rectificative.

Les risques liés à l’oubli d’une mention obligatoire

Les infractions aux règles de facturation sont passibles d’une amende. Le site Economie.gouv.fr précise que les amendes fiscales sont de 15 euros par mention manquante ou inexacte, limitée au quart du montant de la facture. Depuis le 1er octobre 2019, les entorses sont sanctionnables d’une amende administrative, qui peut atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. L’amende pourra être doublée en cas de récidive, dans un délai de deux ans après la première condamnation.

Conclusion

Il est nécessaire de bien travailler la trame de sa facture, afin de limiter le risque d’erreur. Certaines peuvent effectivement avoir des conséquences importantes et générer un gros manque à gagner.