Numérisation

La numérisation de documents est importante en matière d’archivage électronique des données. Sécurité, gain de temps et accessibilité sont de mises grâce à cette technique. Sur cette page, tu découvriras tout ce qu’il faut savoir au sujet de la numérisation. Suis le guide !

Sommaire :

Numérisation : de quoi s’agit-il ?

En informatique, la numérisation désigne le fait de convertir les informations d’un support en données numériques. Les informations peuvent être du texte, une image, ou encore une vidéo. Les données numériques sont une suite de caractères.

Numerisation
Définition numérisation

En administration, la numérisation désigne le fait de convertir – en masse – des documents en fichiers informatiques.

Dans le monde de l’entreprise, la numérisation est le plus souvent associée à la dématérialisation de documents. Elle consiste à remplacer le support papier par un support digital, via un scanner ou un appareil photo. Cela permet de gagner de l’espace et de faciliter sa manipulation.

Il est possible de numériser quasiment tous les types de documents : textes, graphiques, images… Soit par l’utilisation d’un scanner ou par l’emploi d’un appareil photo. Dorénavant, même les objets physiques peuvent être numérisés, grâce aux scanners 3D.

Si tu es chef d’entreprise, la numérisation te permet de gagner du temps et de l’espace de stockage. Tu peux notamment numériser les factures clients et fournisseurs. En outre, la numérisation de documents répond à de nombreux objectifs. Découvrons-les ensemble ci-dessous !

Objectifs de la numérisation de documents

La numérisation est un outil très utilisé dans le monde de l’entreprise, permettant :

  • De faire une copie des fichiers.
  • De stocker des documents.
  • De les exploiter en toute sécurité.
  • De procéder à une indexation.
  • De faire une recherche et d’accéder rapidement au document souhaité.

En bref, des gains de temps et d’espace non négligeables pour l’entreprise ! De plus, la numérisation présente de nombreux autres avantages, que nous allons voir ci-dessous.

Caractéristiques de la numérisation de documents

La numérisation des documents présente de nombreux avantages. L’un des principaux est la possibilité de choisir le format d’enregistrement, selon ses besoins. Par ailleurs, il est très simple de récupérer les informations, à condition d’avoir les logiciels adéquats.

Les formats d’enregistrements

Il existe divers formats d’enregistrements de données numériques, permettant leur stockage et exploitation en toute sécurité. Les principaux sont :

  • Les formats d’enregistrement sans perte (WAV, TIFF…) ; ceux-ci stockent les données numérisées brutes. L’avantage réside dans la possibilité de différer leur traitement. L’inconvénient, c’est qu’il exige un espace de stockage important.
  • Les formats d’enregistrement avec faible perte (MP3, JPEG…) ; ceux-ci compressent légèrement les données. L’avantage réside dans l’économie de l’espace de stockage. L’inconvénient, tu l’auras deviné : une petite perte de qualité.
  • Le stockage des données traités ; il permet de stocker un document tel que le PDF. L’intérêt réside dans la possibilité d’une ré-numérisation.

La récupération des informations

Exploiter des données numérisées nécessite le recours à d’autres outils. Ainsi :

  • Les fichiers d’images sont traités avec des logiciels de reconnaissance d’images.
  • Les documents textes sont traités avec des logiciels de reconnaissance de caractères.
  • Les fichiers sons sont traités avec des logiciels de reconnaissance vocale.

Du coup, tu dois acheter les logiciels nécessaires si tu souhaites traiter des documents numérisés. Mais avant cela, voyons justement comment numériser des documents. Détails ci-dessous !

Comment procéder à une numérisation de documents ?

Pour numériser tes documents, il te suffit de disposer du matériel adéquat. 2 options existent : disposer de ton propre matériel de numérisation, ou bien recourir à l’externalisation.

Acheter ton matériel de numérisation

Ce matériel est disponible dans toutes les gammes, pour tous les budgets. L’entrée de gamme est accessible dès 50€. Le matériel le plus sophistiqué peut monter à quelques milliers d’euros. Mieux vaut acheter un matériel performant lorsque l’on souhaite numériser des documents professionnels.

Sur le marché, il existe différents types de scanners. On retrouve l’imprimante scanner multifonctions, le scanner à plat, le scanner à chargeur de documents, ou encore le scanner portable. Chacun a ses avantages et inconvénients, à toi de le choisir selon tes besoins et ton budget :

  • Scanner copieur multifonctions : idéal dans un service dédié (gros volumes et utilisation intensive).
  • Scanner à plat et scanner portable : idéal pour les faibles volumes (une page à la fois).
  • Scanner à chargeur de document : idéal sur un bureau, permet à chaque personne de scanner ses propres documents.

Bien entendu, en plus du matériel de numérisation, il te faut également disposer des logiciels de traitement nécessaires. C’est grâce à ces logiciels que tu pourras traiter des données numérisées.

Recourir à l’externalisation

Si tes besoins en numérisation sont occasionnels, ou bien trop volumineux, l’externalisation est idéale. En effet, des professionnels en externe peuvent être plus intéressants financièrement. A toi de déterminer ton budget et de choisir la solution qui te convient le mieux !

Comment numériser des factures papier

Dans la numérisation des documents en entreprise, on retrouve le cas particulier des factures papier. Comme tu le sais certainement déjà, les entreprises peuvent conserver leurs factures d’achat / de vente sous forme dématérialisée. Elles peuvent ainsi numériser les factures papiers. Cela permet un gain d’espace notable, en particulier avec les solutions cloud ! Cependant, il y a quelques conditions à respecter pour être en toute légalité. Voyons-les ensemble ci-dessous !

Les conditions à respecter pour la numérisation de factures papier

Les conditions de numérisation des factures papier s’appliquent depuis le 30 mars 2017 (article A 102 B du Livre des Procédures Fiscales). Elles peuvent s’appliquer également aux factures reçues ou émises avant cette date. Le principe : toutes les factures papier peuvent être numérisées, quelle que soit leur date d’établissement, de réception ou d’émission.

Les factures d’achat ou de vente papier puis numérisées doivent être reproduites à l’identique sous forme dématérialisée. Ainsi, elles doivent être des copies conformes, en contenu et en image, des factures papier. Les mentions en couleurs sur le support papier impliquent une numérisation en couleur.

Attention, petites précautions à respecter ! La compression des fichiers ne doit générer aucune perte. De plus, les dispositifs de traitement d’images sont interdits.

Ainsi, les factures numérisées doivent être stockées sous format PDF et assorties d’une sécurité électronique. Cette dernière peut être une signature électronique, une empreinte numérique, ou bien un cachet serveur. De plus, le fichier papier, correspondant à la facture numérisée, doit être horodaté.

Astuce !

Avec un logiciel de facturation, tu peux facilement faire tes factures en ligne, les envoyer et conserver correspondant à la durée correcte.

La durée de conservation des factures

En règle générale, la durée de conservation des factures est de 10 ans (sous forme papier ou électronique). Les exceptions sont :

  • Les factures d’un exercice déficitaire, à conserver 3 années après l’année d’imputation du déficit.
  • Les factures de fournisseurs d’immobilisations, à conserver 3 années après le dernier amortissement passé en comptabilité.
  • En cas d’intégration fiscale, le délai de conservation des factures des sociétés intégrées est reporté.

La transmission des factures papier numérisées par PDF

Les factures papier numérisées pour être envoyées par courrier électronique sont considérées comme des factures papier.

Cependant, elles peuvent être considérées comme des factures électroniques. C’est le cas lorsque les factures sont conservées et numérisées en conformité avec l’article A 102 B-2 du livre des procédures fiscales. Aussi, lorsque le destinataire traite la facture comme une facture électronique (en la conservant uniquement sous forme dématérialisée).

La reconnaissance automatique des factures

Si tu as de gros volumes de factures à numériser, peut-être serais-tu intéressé par la reconnaissance automatique ?

Ce dispositif de reconnaissance automatique des factures consiste à scanner des factures et à les enregistrer automatiquement en comptabilité. L’enjeu est de favoriser les traitements informatiques autonomes (sans intervention humaine).

Cette reconnaissance automatique permet de traiter les factures de manière automatisée. Il n’y a plus besoin de saisir manuellement les données.

L’objectif de cette démarche est de dématérialiser l’ensemble des documents et de les traiter en ligne. Cela permet un gain de temps intéressant pour les entreprises tenant elles-mêmes leur comptabilité.

Pour mettre en place un tel procédé, tu dois avoir un équipement particulier. Il faut t’équiper d’un scanner ou d’un outil de numérisation en ligne capable de lire et interpréter les contenus des factures automatiquement. Cette technologie s’appelle la reconnaissance optique de caractères (OCR – Optical Character Recognition, en Anglais).

Après avoir numérisé les documents, ce type de logiciel intègre automatiquement les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité de ton entreprise. Comme tu l’imagines, tu vas gagner beaucoup de temps avec ce procédé !

Par ailleurs, cette dématérialisation permet de réduire le volume de papier de ton entreprise. Un joli geste pour la planète, et un gain d’espace important en perspective !

En conclusion

En conclusion, la numérisation est un outil essentiel pour les entreprises du monde actuel.

Comme nous l’avons vu ensemble, cette technologie présente de nombreux avantages ! Gain de temps, gain d’espace de stockage, facilité d’accès et de traitement des informations… En somme, un outil indispensable !

Alors, vas-tu déployer une solution de numérisation pour ton entreprise ? Dans tous les cas, nous espérons que cette page aura répondu à l’ensemble de tes questions à ce sujet !

Nadine Höpf
Nadine Höpf

Nadine est spécialisée dans la création et la fourniture de contenu sur les blogs et les encyclopédies. Elle laisse libre cours à sa créativité et garde toujours un œil sur les exigences actuelles en matière de référencement. Elle crée également sans effort du contenu en français.