La numérotation des factures est encadrée par une réglementation stricte. Il paraît important d’en prendre connaissance, avant de choisir ta séquence chronologique. Nous t’expliquons tous sur le numéro de facture dans cet article.
La facture a une fonction juridique, puisqu’elle constitue une preuve de vente d’une prestation ou de marchandises. Elle tient aussi une fonction commerciale, avec le détail des conditions de négociation, comptable et fiscale (en faisant par exemple apparaître la TVA). La facture d’un créancier établit une créance vis-à-vis d’un débiteur.
L’établissement d’une facture est obligatoire pour les prestations de service ou de vente de marchandise entre professionnels, pour les activités de production, de distribution ou de service par des personnes publiques, pour les ventes à distance, et enfin pour des livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
Lorsque le tarif est égal ou supérieur à 25 euros TTC (toutes taxes comprises) ou que le client le demande, la prestation doit faire l’objet d’une note.
Les factures doivent être numérotées, selon la réglementation de la loi. D’après le site du Service Public, la numérotation d’une facture doit avant tout être basée “sur une séquence chronologique continue, sans rupture”. Le numéro de la facture est considéré comme une mention obligatoire.
Si tu utilises un logiciel de facturation, le numéro de facture est automatiquement genéré par le logiciel selon une numérotation chronologique et continue.
La numérotation des factures doit représenter une suite ininterrompue. Chacune d’entre elles doit posséder un numéro qui lui est propre : il n’est pas possible d’en émettre une a posteriori, ou que deux factures détiennent le même numéro. Dans le cas où une entreprise a besoin de plusieurs séries distinctes, le système de numérotation doit être propre à chacune d’elles.
L’entreprise peut ajouter un préfixe (ou plusieurs, si elle a établi des séries de numérotations parallèles), tels F0001, F0002, F0003, etc. Ou encore FA0001, FA0002, FA0003, etc. Il peut s’agir d’une référence à l’année en cours : 2019-0001, 2019-0002, 2019-0003, etc.
Il est envisageable de changer son système de numérotation à tout moment. Il est toutefois recommandé de le faire le moins souvent possible, à la fois pour s’y retrouver facilement et pour ne pas les rendre suspectes aux yeux de l’administration fiscale.
Lorsqu’une facture comporte plusieurs pages, le numéro doit contenir une séquence n/N, ou n est le numéro d’ordre des pages, et N le nombre total des pages de la facture. La séquence doit apparaitre sur toutes les pages qui constituent la facture.
Avec un modèle de facture, le numéro de facture est automatiquement mentionné sur la facture. Tu dois seulement l’adapter chaque fois que tu fais une nouvelle facture. Tu peux trouver plusieurs modèles en ligne pour téléchargement.
À partir du moment où elle a été générée, la facture ne peut être supprimée, car cela créerait un trou dans la numérotation. En revanche, elle peut être annulée comptablement par le biais d’un avoir.
L’erreur de numérotation peut provoquer une incompréhension et se doit d’être rectifiée, comme c’est le cas pour l’ensemble des erreurs ou omissions concernant les mentions obligatoires d’une facture.
Si la facture a été validée par le logiciel comptable, il est nécessaire de faire un avoir de la même somme et d’en créer une nouvelle, avec un numéro de facturation unique (différent de l’autre) et la mention “annule et remplace la facture N°XXX”. Si elle a été payée par le client, l’erreur peut être corrigée par le biais d’un avoir ou d’une facture rectificative à montant négatif égal à celui de la facture erronée.
La numérotation des devis n’est pas obligatoire. Il est donc envisageable d’en éditer sans numéro, au contraire des factures. Il paraît néanmoins intéressant de suivre une numérotation logique qui permettra de s’y retrouver plus facilement, le cas échéant. Il est par exemple possible de choisir un préfixe spécifique, différent de celui des factures. À noter qu’il est conseillé de conserver les devis pendant trois ans.
La numérotation des factures d’avoir suit les mêmes règles que celle des factures. Il est possible de les inclure dans le système de numérotation des factures, ou de créer une numérotation parallèle (par exemple avec le préfixe F pour les factures, et FA pour les factures d’avoir). La facture d’avoir doit aussi faire apparaitre la TVA, de la même façon qu’elle était sur la facture.
Il paraît important d’être bien organisé afin de limiter les maladresses liées à la numérotation des factures. Il est impératif d’avoir une séquence chronologique continue et les erreurs éventuelles doivent être corrigées. Les factures doivent être conservées pendant dix ans. Les réglementations liées à la numérotation concernent aussi les factures d’avoir.
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