La numérotation des factures est encadrée par une réglementation stricte. Il paraît important d'en prendre connaissance, avant de choisir ta séquence chronologique. Nous t'expliquons tous sur le numéro de facture dans cet article.
Sommaire :
- A quoi sert une facture ?
- Le numéro de facture - une mention obligatoire
- La numérotation de la facture
- La suppression d'une facture
- Récapitulatif : les erreurs à ne pas commettre
- Une erreur dans le numéro de facture - Comment le corriger ?
- La numérotation des devis
- Le cas spécifique des factures d'avoir
- Conclusion
A quoi sert une facture ?
La facture a une fonction juridique, puisqu'elle constitue une preuve de vente d'une prestation ou de marchandises. Elle tient aussi une fonction commerciale, avec le détail des conditions de négociation, comptable et fiscale (en faisant par exemple apparaître la TVA). La facture d'un créancier établit une créance vis-à-vis d'un débiteur.
Le numéro de facture - une mention obligatoire
L'établissement d'une facture est obligatoire pour les prestations de service ou de vente de marchandise entre professionnels, pour les activités de production, de distribution ou de service par des personnes publiques, pour les ventes à distance, et enfin pour des livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.
Lorsque le tarif est égal ou supérieur à 25 euros TTC (toutes taxes comprises) ou que le client le demande, la prestation doit faire l'objet d'une note.
La numérotation de la facture
Les factures doivent être numérotées, selon la réglementation de la loi. D'après le site du Service Public, la numérotation d'une facture doit avant tout être basée "sur une séquence chronologique continue, sans rupture". Le numéro de la facture est considéré comme une mention obligatoire.
Astuce !
Si tu utilises un logiciel de facturation, le numéro de facture est automatiquement genéré par le logiciel selon une numérotation chronologique et continue.Les numéros doivent se suivre
La numérotation des factures doit représenter une suite ininterrompue. Chacune d'entre elles doit posséder un numéro qui lui est propre : il n'est pas possible d'en émettre une a posteriori, ou que deux factures détiennent le même numéro. Dans le cas où une entreprise a besoin de plusieurs séries distinctes, le système de numérotation doit être propre à chacune d'elles.
L'utilisation de préfixes
L'entreprise peut ajouter un préfixe (ou plusieurs, si elle a établi des séries de numérotations parallèles), tels F0001, F0002, F0003, etc. Ou encore FA0001, FA0002, FA0003, etc. Il peut s'agir d'une référence à l'année en cours : 2019-0001, 2019-0002, 2019-0003, etc.
Le changement de numérotation
Il est envisageable de changer son système de numérotation à tout moment. Il est toutefois recommandé de le faire le moins souvent possible, à la fois pour s'y retrouver facilement et pour ne pas les rendre suspectes aux yeux de l'administration fiscale.
Comment gérer les pages multiples ?
Lorsqu'une facture comporte plusieurs pages, le numéro doit contenir une séquence n/N, ou n est le numéro d'ordre des pages, et N le nombre total des pages de la facture. La séquence doit apparaitre sur toutes les pages qui constituent la facture.
Faire une facture avec un modèle de facture
Avec un modèle de facture, le numéro de facture est automatiquement mentionné sur la facture. Tu dois seulement l'adapter chaque fois que tu fais une nouvelle facture. Tu peux trouver plusieurs modèles en ligne pour téléchargement.
La suppression d'une facture
À partir du moment où elle a été générée, la facture ne peut être supprimée, car cela créerait un trou dans la numérotation. En revanche, elle peut être annulée comptablement par le biais d'un avoir.
Récapitulatif : les erreurs à ne pas commettre
- Utiliser plusieurs fois le même numéro de facture : il n'est pas possible d'avoir deux factures présentant le même numéro, sous peine de se mettre hors la loi.
- Changer la date ou émettre une facture postdatée : la loi, par le biais des articles L 441-3 du Code du commerce et 289-I 3 du CGI, sanctionne également les erreurs liées aux dates. Il est uniquement envisageable de changer la date d'une facture si cela ne change pas l'ordre chronologique de la numérotation. Les numéros doivent se suivre dans le temps. Si c'est possible, il faut alors prévenir le client de la modification de la date.
- Supprimer une facture et réutiliser son numéro : il n'est pas possible de supprimer une facture pour en utiliser le numéro. Il est en revanche envisageable de "l'annuler", en établissant une facture d'avoir.
- Laisser des trous dans la série de numérotation : les numéros de facture doivent se suivre. S'il y a eu une erreur, il est recommandé de laisser le trou accidentel et de poursuivre normalement.
- Ne pas respecter l'ordre numérologique : les numéros doivent se suivre, sans aucune rupture.
- Ne pas conserver ses factures : la conservation des factures des clients et des fournisseurs est régie par l'article L123-22 du code de commerce. Il impose de garder toutes les pièces justificatives comptables pendant dix ans, à compter de la date de clôture de l'exercice.
Une erreur dans le numéro de facture - Comment le corriger ?
L'erreur de numérotation peut provoquer une incompréhension et se doit d'être rectifiée, comme c'est le cas pour l'ensemble des erreurs ou omissions concernant les mentions obligatoires d'une facture.
Si la facture a été validée par le logiciel comptable, il est nécessaire de faire un avoir de la même somme et d'en créer une nouvelle, avec un numéro de facturation unique (différent de l'autre) et la mention "annule et remplace la facture N°XXX". Si elle a été payée par le client, l'erreur peut être corrigée par le biais d'un avoir ou d'une facture rectificative à montant négatif égal à celui de la facture erronée.
La numérotation des devis
La numérotation des devis n'est pas obligatoire. Il est donc envisageable d'en éditer sans numéro, au contraire des factures. Il paraît néanmoins intéressant de suivre une numérotation logique qui permettra de s'y retrouver plus facilement, le cas échéant. Il est par exemple possible de choisir un préfixe spécifique, différent de celui des factures. À noter qu'il est conseillé de conserver les devis pendant trois ans.
Le cas spécifique des factures d'avoir
La numérotation des factures d'avoir suit les mêmes règles que celle des factures. Il est possible de les inclure dans le système de numérotation des factures, ou de créer une numérotation parallèle (par exemple avec le préfixe F pour les factures, et FA pour les factures d'avoir). La facture d'avoir doit aussi faire apparaitre la TVA, de la même façon qu'elle était sur la facture.
Conclusion
Il paraît important d'être bien organisé afin de limiter les maladresses liées à la numérotation des factures. Il est impératif d'avoir une séquence chronologique continue et les erreurs éventuelles doivent être corrigées. Les factures doivent être conservées pendant dix ans. Les réglementations liées à la numérotation concernent aussi les factures d'avoir.
